若手技術者人材育成の悩み解決メールマガジン

若手技術者のメールの文章が長くてわかりにくい vol.074


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技術者を指導する方へおくる


 「若手技術者人材育成の悩み解決メールマガジン」Vol.074 2018/11/12


                        (隔週月曜日発行)

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 <目次> ━━━━━━━━━━━━━━━━

・今週の「製造業の若手技術者育成ワンポイントアドバイス」

・編集後記




<今週の「製造業若手技術者育成ワンポイントアドバイス」> ━━━━━━━━━━━━━━━━


- 若手技術者のメールの文章が長くてわかりにくい

という悩みについて考えてみます。


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今日のワンポイントは、

「若手技術者のメールの文章が長くてわかりにくい」

という時には、

「伝えたい内容の項目を先に手書きで書きだすよう指導する」

ということを心がけてください。

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若手技術者はデジタルコミュニケーションが当たり前の世代であるため、
基本的にはデジタル媒体での活字コミュニケーションに慣れている方が多いです。

むしろ昔よりも活字コミュニケーションは得意な方が圧倒的とみるべきです。


しかし、その多くが


「同年代の口語表現を基本としたやり取り」


が中心です。



文語表現を通じた年長者含む第三者とのやり取りはほとんど経験がありません。


そのため、口語表現を一般的には使わない企業での活字コミュニケーションになると、
お手上げ状態になることがあります。



この場合に若手技術者が陥りがちなのが、


「メールの文章が非常に長くなる」


というものです。


これは理科系固有のものかもしれません。


技術系以外の職種では、メールの文章が極めて短く、
逆に伝えたいことが伝わらないという事象も発生します。

もちろん、若手技術者でも文章が短すぎて何が言いたいのか伝わらないケースもありますが、
どちらかというと


「メールの文面が長すぎて伝わらない」


という方が多いと感じています。




このような場合の対策として効果的なものが、


「伝えたい内容の項目を先に手書きで書きだすよう指導する」


というものです。




まず、ポイントの一つ目としては「手書きにする」ということ。


PCによる文章作成が一般的になった昨今では、
とりあえず思い当たったところから書いて、
それを後からコピペで修正しながら文章を整理する、
ということが当たり前にできるようになりました。


これは業務効率の改善という観点では極めて重要かつ妥当なことです。


しかし、これは技術者が最も不得意とする文章作成力に関する基礎力が高い前提での話。


不慣れな段階でコピペを繰り返すと、


「思いついた順番で書くため、文章作成中の口語表現が抜けない」


という壁に必ず直面します。


特にある程度のスピードでキータッチができる若手技術者の場合、
この特徴が顕著に出てきます。


口語コミュニケーションで最も重要なのは


「コミュニケーションのスピード感」


です。


そのため、口語表現が抜けないまま文章を書くと、
文章の量がどんどん膨れ上がっていきます。



そのため、


「色々書いてあるが結局何を言いたいのかわからない」


という文章になってしまうのです。



ここで強制的に言いたいことを手書きにすることで、
コミュニケーションのスピードに制限を付けます。

すると、PCで書く場合と違ってすらすらかけないことに加え、
間違えた時にその修正や並び替えも簡単にはできないという事実に直面するはずです。



ここで初めて頭の中が


「口語から文語」


へと変化するのです。



二つ目のポイントは、


「項目の書き出し」


です。



箇条書きのイメージで問題ありません。


論理的思考力最大のポイントである、


「伝えるべきポイントを抽出する」


ということの訓練に直結します。



あれも、これも伝えたいことがあるが、それを要点として抽出するとどうなるのか。



これを行うことで不慣れな文語コミュニケーションを基本とした道の上に、
「チェックポイント」が立てられるようになるのです。


このチェックポイントができることで、
文章を書きながら進む方向に明かりが灯りますので、
右往左往することもなくなります。


そして最も重要である、


「伝えたいことを俯瞰的に見渡す」


という視点を手に入れることもできるようになるのです。


この高い視点を手に入れるということは論理的思考力を得られるということになりますので、
自らを第三者視点として律しながら、伝えるべき点だけを伝えられるようになっていきます。




いかがでしたでしょうか。


生産性向上の求められる昨今においてスピード感は最重要です。

ここは誰も否定しないと思います。


しかし、技術者としての基本スキルなしに生産性だけを追い求めると、
それは必ず早い段階で伸び悩みが生じてきます。


本当の意味での生産性をみにつけるためには、
結局のところシンプルなベーススキルを早い段階で習得する、
という人材育成の基本に戻ってくるのです。



まずはメールの文章が長くてわかりにくい、
という若手技術者の育成の一案としてご参考になれば幸いです。





<編集後記> ━━━━━━━━━━━━━━━━

先週末は妻の母校の大学祭に行ってきました。

妻自身は工学部の出身ですが、
大学祭は同じ大学の農学部の敷地で開催されます。

どこの大学でも見られる音楽関連の発表会、
大道芸、模擬店の出店というのもありましたが、
栽培した野菜の販売、麹菌を中心とした身近な菌類の解説、
木材の不思議、馬とのふれあい、狩猟の説明、
といった農学、生物学固有のものもありとても楽しめました。

私は仕事柄、工学的な企業や組織との関りが圧倒的に多いので、
第一次産業に関連する展示などはとても興味深かったです。


また驚いたのは大学生、大学院生のコミュニケーション力の高さ。

もちろん練習をいろいろしたのだと思いますが、
研究紹介や部活・サークル紹介を通じた話のキャッチボールはとても楽しかったです。


自分が大学生の頃を思い返してみると、
立派だな、と本心から感じてしまいました。

お会いしたような研究者、技術者の卵の方々が活躍する将来になるよう、
私も微力ながら仕事を通じ、製造業の底上げとトップの引き上げに尽力したいと思います。






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”技術報告書”書き方の鉄則 独り立ちを目指す技術者の盲点 Kindle版
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