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【KKJ】667 従来のやり方を踏襲しない方がいい場合

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 KKJ 【簡単・効果的な・時間管理術】
 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン
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    2019/01/21  Vol.667    http://www.bizark.co.jp/ 
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html 

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■第667回■ 従来のやり方を踏襲しない方がいい場合
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 目次

【1】今週のテーマ:従来のやり方を踏襲しない方がいい場合
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   従来のやり方を踏襲しない方がいい場合

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 こんにちは。水口です。
 
 前回はTo Doリストに関するお悩みの
 話をしました。
 ―――――――――――――――――
  毎朝、To Doリストを書くが、
  そのすべてが完了することは
  ほとんどない。
 ―――――――――――――――――
 といったお悩みです。
 
 この話について、ちょっと補足します。
 今回はちょっとマニアックな話ですが、
 意外と普遍性のある話かもしれません。
 
 
 ■ 3つの「To Doリスト」
 
 前回紹介したのは毎朝「その日にやろ
 う」と思うことを書いたTo Doリスト
 でした。
 
 ただ、To Doリストには、いろいろな
 形態があります。たとえば、メールの
 「受信トレイ」も一種のTo Doリスト
 として機能する場合がありますし、い
 わゆる「買い物リスト」もそうです。
 
 そういうサブ的なリストは別として、
 いかにも「To Doリスト」的なものを
 時系列で分類すると、大きく3種類に
 別れます。
 ―――――――――――――――――
 1つが先週の話のように「その日にや
 ろう」と考えているタスクのリスト。
 
 私は「ワンデイリスト」と呼んでます。
 タスクの数は数件から十数件です。
 ―――――――――――――――――
 2つめは「その日」という限定なしに
 自分のタスク(のすべて)を書いた
 リストです。私は「ビッグリスト」や
 「ホール(whole)リスト」と呼んでます。
 
 たとえば、以前話題になった「GTD」で
 まず作ることを推奨されていたのも、
 この「ビッグリスト」です。
 
 このリストは「Must」レベルのタスク
 に限定しても数十件から100件以上に
 なりますし、「Wish」レベルのタスクも
 含めると、さらに数が増えます。
 ―――――――――――――――――
 3つめが、私が推奨している「実行日
 別のリスト」です。
 
 先ほどの「ワンデイリスト」を日付ご
 とにズラッと並べたもので、その日や
 前日に書くのではなく、タスクが発生
 するごとに(先の日程に)追記してい
 くのが特徴です。
 
 このリストのタスクは、全体では先の
 ビッグリストと同様に数十件以上で、
 1日あたりだとワンデイリストと同様
 に数件から十数件です。
 ―――――――――――――――――
 
 この中で、多くの人が最初に試すのが、
 「ワンデイリスト」です。時間管理系
 の古めの書籍や研修でもよく取り上げ
 られています。
 
 
 ■ ワンデイリストの問題点
 
 上記3つのTo Doリストにはそれぞれ
 メリット・デメリットがあります。
 
 しかし、あえて歯に衣着せずに言うと、
 ワンデイリスト方式は、かなりデメリ
 ットが多い方法です。
 
 もちろん、何もリストにしない(頭で
 覚えておく)よりは、ずっといいので
 すが、「リストを作る労力と時間」が
 かなり大きい点と、先の見通しが立た
 ないという点が、デメリットです。
 
 実際に私自身「ワンデイリスト」から
 「実行日別リスト」に変えてみたとき
 には、びっくりするぐらい管理が楽に
 なったと感じて、正直ショックでした。
 
 「今まで何をやってたんだろう・・」
 と、バカバカしく思ったり後悔したり、
 そんなショックを受けたんです・・。
 
 
 ここまでの話は「よりうまくいく方法
 が見つかったので、それに変えてみた」
 という話と見れば、ハッピーな話です。
 
 しかし、「なぜ、今まで気づかなかった
 のか?」と考えると不思議なんですね。
 
 私も「思いつき」を試してみるだけの
 好奇心やいくつかの偶然があったから
 たまたま気づいただけで、もしかした
 ら気づいてなかったかもしれません。
 
 
 ■ 従来のプロセスを踏襲しない
 
 このように、気づいてみれば問題が多
 い「ワンデイリスト」ですが・・・、
 昔は「時間管理」の定番テクニックと
 して推奨されていましたし、私も最初
 は疑問を持たずにやっていました。
 
 なぜなら「その日にやろうと思うこと
 を思い出し、書き出す」という方法は、
 リストを使う以前の行動と似ているか
 らなんですね。
 
 たとえば私の場合、To Doリストを使
 用する以前は、朝、デスクに向かって
 ―――――――――――――――――
 「さて、今日は何をやろうか?」
 (今日やるべき仕事はどれかな?)
 ―――――――――――――――――
 と考えるところからスタートしていま
 した。
 
 そして、それらのタスクを忘れないよ
 うに意識しながら、仕事を進めていた
 んですね。
 
 ワンデイリストを使う管理も、基本は
 これと同じ流れです。書くか書かない
 かの違いだけです。だから取っつきや
 すいですし、私を含めて多くの人が、
 最初にこの方法を試すのも無理もない
 のかもしれません。
 
 
 しかし、せっかく「書く」のであれば、
 「実行日別のリスト」に変えた方が、
 書くことのメリットをもっと活かせま
 す。毎朝「今日は何を・・」と考える
 手間が省けますし、先の見通しも立ち
 やすいですから。
 
 つまり・・・、
 ―――――――――――――――――
 従来のやり方(毎朝考えるやり方)を
 踏襲することがいいとは限らない
 
 せっかく「書く」ことを取り入れるの
 なら、やり方(書くタイミングなど)
 も変えてしまった方がいい場合がある。
 ―――――――――――――――――
 ということです。
 
 これ、似たような事例は他にも数多く
 ありそうですし、「働き方改革」の中で
 も起こり得る問題です。
 
 たとえば、紙の伝票で行っていた業務
 を電子化する際、新しいワークフロー
 を考えた方がいいのに、従来のやり方
 を踏襲してしまう。そのせいであまり
 効率が上がらなかった・・・、という
 事例がそうです。
 
 ワークフローそのものを見直すのは、
 時間も手間もかかりますが、その後の
 効率化まで考えれば、じっくり取り組
 んだり、試行錯誤する方がいいのかも
 しれません。
 
 「働き方改革」にあたって、ちょっと
 意識してみるといいかもしれませんね。
 
 
 では、また来週お届けします!
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
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 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2019/01/15 : 【KKJ】666 なぜ、タスクを書きすぎてしまうのか?
 https://archives.mag2.com/0000190033/20190115180000000.html 

2019/01/07 : 【KKJ】665 「同じ土俵に乗せる」ための方法
 https://archives.mag2.com/0000190033/20190107180000000.html 

2018/12/25 : 【KKJ】664 Wishのタスクへの取り組み方とその影響
 https://archives.mag2.com/0000190033/20181225180000000.html 
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

  http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
  reader_yuryo@mag2.com    (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
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【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 技術情報協会から、研究開発部門の働き方改革についての
 書籍が刊行されました(A4版505ページの分厚い本です)。
 私もp.368~376に執筆しています。

 『R&D部門の“働き方改革”とその進め方』
  http://gijutu.co.jp/doc/b_1978.htm#1 
 (技術情報協会のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『営業サプリ』という名前の、営業パーソン向けサイトで
 連載しています(第24回まで公開中。あと1回の予定です)

 『時間貧乏からの脱却!ストレス「ゼロ」の時間管理術』
  https://www.eigyousapuri.jp/timemanage 
 (営業サプリのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 一昨年発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVDです。なかなか好評らしいですよ。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

  http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321 
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
  http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html 
 (日経BPマーケティングのサイトです)
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 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

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【活動のお知らせ:講演など】
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 本日、技術者・研究者向けのセミナーを行いました!
 ご参加頂いた方、ありがとうございました!

 技術者、研究者のための実践的な時間管理
 (R&D支援センター主催)

 2019/1/21(月) 10:30-16:30
  https://www.rdsc.co.jp/seminar/190155 
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 日本女子大学の「男女共同参画推進のための学び・
 キャリア形成支援事業」でセミナーを行います!
 (女性が対象のコースです。参加費は無料)

 業務効率を上げるタイムマネジメント
 (日本女子大学リカレント教育課程主催)

 2019/1/29(火) 13:30-15:00
  http://www5.jwu.ac.jp/gp/recurrent/survey.html 
 ――――――――――――――――――――――――――
 日経BP社主催の「日経ビジネス Basic」セミナーを
 2/13と4/23に行います! 7月と11月にもあります。

 働き方改革のためのタイムマネジメント基礎講座
 ~自分の仕事もチームの仕事も効率化できる時間管理術~
 (日経BP社 主催)

 2019/2/13(水) 13:00-17:00
 2019/4/23(火) 13:00-17:00
 https://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/190213/ 
 ――――――――――――――――――――――――――
 3月には東京商工会議所でセミナーを行います!

 管理職・職場リーダーのための時間術講座
 (東京商工会議所主催)

 2019/3/5(火) 10:00-17:00
  https://event.tokyo-cci.or.jp/event_detail-88607.html 

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 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
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【4】編集後記
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 今回の話はタス
 ク管理やTo Do
 リストについて、
 以前から感じて
 いたことを取り
 上げたのですが、
 意外と普遍的な
 話でもあります。

 よく言われる話
 でもありますが、
 業務プロセスを
 見直すチャンス
 があるのなら、
 従来のやり方を
 踏襲するよりも
 ゼロベースで考
 るべきだという
 ことなんですね。

 では、また来週!

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