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【KKJ】666 なぜ、タスクを書きすぎてしまうのか?

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 KKJ 【簡単・効果的な・時間管理術】
 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン
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    2019/01/15  Vol.666    http://www.bizark.co.jp/ 
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html 

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■第666回■ なぜ、タスクを書きすぎてしまうのか?
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 目次

【1】今週のテーマ:なぜ、タスクを書きすぎてしまうのか?
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   なぜ、タスクを書きすぎてしまうのか?

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 こんにちは。水口です。今週は祝日
 があった関係で火曜日の発行です。
 
 先週、ある媒体の取材を受けました。
 読者の方から時間の使い方に関する
 ご質問を受けて、アドバイスすると
 いう記事です。
 
 そこで「To Doリスト」についての
 話があったのですが、よくある問題
 点の例として興味深かったので紹介
 します。
 
 
 ■ To Doリストの問題点
 
 タスクを管理するために、多くの人が
 最初に取り組むのがTo Doリストです。
 
 しかし、このTo Doリストでの管理は、
 挫折してしまう人が多いです。
 
 たとえば、今回ご相談を受けた中で
 こういうお悩みがありました。
 ―――――――――――――――――
  毎朝、To Doリストを書くが、
  そのすべてが完了することは
  ほとんどない。
 
  そのせいで仕事へのモチベー
  ションが下がってしまう
 ―――――――――――――――――
 これ、経験したことのある方が多いと
 思います。
 
 「今日中にこれをやろう」と決めても、
 それが終わらないことばかり続くと、
 嫌になってしまいますよね。
 
 ちなみに私も「今日も終わらなかった」
 と思いながら、タスクを翌日のリスト
 に転記していた時期があります・・。
 
 毎日「がっかり感」があるんですよね。
 これを続けていくのは大変です。上記
 のお悩みをくれた方は挫折せずに続け
 ているのですが、大変そうです・・。
 
 
 では、なぜこうなってしまうのか?
 おそらく原因は大きく3つあります。
 
 
 ■ 多すぎるタスクを書く原因(1)
 
 その日のTo Doリストに、こなしきれ
 ないほどのタスクを書いてしまうのは、
 ―――――――――――――――――
 「予定外の仕事」を考慮していない
 ―――――――――――――――――
 ことに原因の1つがあります。
 
 ここでいう「予定外の仕事」というの
 は、もともと予定していない(タスク
 ではない)突発的な仕事を指します。
 
 小さなものでは電話を受けるのもそう
 ですし、誰かから質問や相談を受ける
 のもそう。トラブルなどが発生して、
 それに対応するのもそうです。
 
 この「予定外の仕事」がどれだけ発生
 するかは、その人の職務や立場で違い
 ますが、意外と多いものです。
 
 一般的なデスクワークでも、労働時間
 の2割くらいを使っていますし、リー
 ダー的なポジションにいる人はさらに
 多く、3割以上の場合もあります。
 
 
 ここで問題なのは、「予定外の仕事」に
 それだけの時間を使っていると自覚し
 ている人が少ないことです。
 
 「今日はこれだけのタスクをやろう」
 「これくらいできるだろう」と考えて
 いるときには「予定外の仕事」の存在
 を考慮していなんですね。
 
 だから、そのリストが完了しないのも
 当然と言えば当然です・・・。
 
 
 ■ 多すぎるタスクを書く原因(2)
 
 2つめの原因は、
 ―――――――――――――――――
  タスクの所要時間を把握していない
 
  所要時間をつい甘めに(短めに)
  見積もってしまう
 ―――――――――――――――――
 ことです。
 
 今回はあまり触れませんが、これも
 多くの人に起こりがちな問題です。
 
 普段からタスクの所要時間の実績を
 確認していると見積もりが上手にな
 ってくるのですが、実際にそこまで
 やっている人は少ないです。
 
 
 ■ 多すぎるタスクを書く理由(3)
 
 To Doリストに、こなしきれないほど
 タスクを書いてしまう3つめの原因は
 単純に、
 ―――――――――――――――――
  思いついたタスクをどんどん
  書いてしまう
 ―――――――――――――――――
 という話です。
 
 私も経験がありますが、「今日やろう」
 と思うタスクを考えると、いろいろな
 ことが頭に思い浮かびます。
 
 「あれもやっとこう」「これもやろう」
 と書いていると、ついついタスクが多
 くなりすぎてしまうんですよね。
 
 おそらく「せっかく思いついたことを
 忘れたくない」という心理も働いてい
 るのだと思います。
 
 
 これを防ぐためには・・・
 ―――――――――――――――――
  「今日のタスク」を書くときには、
  横に「明日のタスク」のリストも
  置いておく
 ―――――――――――――――――
 のが効果的です。
 
 To Doリストは1つではなく、常に2
 つ持っておくということですね。
 
 今日やるのが厳しそうなタスクは無理
 に今日のリストに書かずに、明日のリ
 ストに書く。そうすることで、今日の
 リストに詰め込みすぎるのを防げます。
 
 「もし、今日のリストのタスクが全部
 終わったら、明日のタスクを前倒しで
 やればいい」と思うと、無理して今日
 のリストに詰め込む必要がないと思え
 るようになってきます。
 
 
 「毎朝To Doリストを書いているけど
 うまくいってない」という人は、この
 リストを2つ使う方法に変えることで、
 かなり改善されるはずです。
 
 そもそも「毎朝タスクを書く」という
 の方法自体、効率はよくありません。
 それよりも、常に「明日のリスト」も
 手元に置いておき、思いついたことを
 随時書いていく方が効率的なんです。
 
 
 この方法をさらに発展させたものが、
 私が推奨している方法、つまり、最初
 から実行日ごとに分けてあるリストを
 使う(実行日に書く)という方法です。
 
 最初のお悩みの方にはその方法を紹介
 したのですが、単純にリストを2つに
 するだけでも効果はあります。To Do
 リストを使っている方への最初のアド
 バイスとしては「リストを2つにする」
 のもいいかもしれませんね。
 
 ・・・と思ったので紹介してみました。
 
 では、また来週お届けします!
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
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 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2019/01/07 : 【KKJ】665 「同じ土俵に乗せる」ための方法
 https://archives.mag2.com/0000190033/20190107180000000.html 

2018/12/25 : 【KKJ】664 Wishのタスクへの取り組み方とその影響
 https://archives.mag2.com/0000190033/20181225180000000.html 

2018/12/17 : 【KKJ】663 タイムマネジメントの時代的変化
 https://archives.mag2.com/0000190033/20181217180000000.html 
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

  http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
  reader_yuryo@mag2.com    (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
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【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 『営業サプリ』という名前の、営業パーソン向けサイトで
 連載しています(第24回まで公開中。あと1回の予定です)

 『時間貧乏からの脱却!ストレス「ゼロ」の時間管理術』
  https://www.eigyousapuri.jp/timemanage 
 (営業サプリのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 昨年発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVDです。なかなか好評らしいですよ。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

  http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321 
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
  http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html 
 (日経BPマーケティングのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

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【活動のお知らせ:講演など】
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 1/21に技術者・研究者向けのセミナーを行います!

 技術者、研究者のための実践的な時間管理
 (R&D支援センター主催)

 2019/1/21(月) 10:30-16:30
  https://www.rdsc.co.jp/seminar/190155 
 ――――――――――――――――――――――――――
 日本女子大学の「男女共同参画推進のための学び・
 キャリア形成支援事業」でセミナーを行います!
 (女性が対象のコースです。参加費は無料)

 業務効率を上げるタイムマネジメント
 (日本女子大学リカレント教育課程主催)

 2019/1/29(火) 13:30-15:00
  http://www5.jwu.ac.jp/gp/recurrent/survey.html 
 ――――――――――――――――――――――――――
 日経BP社主催の「日経ビジネス Basic」セミナーを
 2/13と4/23に行います! 7月と11月にもあります。

 働き方改革のためのタイムマネジメント基礎講座
 ~自分の仕事もチームの仕事も効率化できる時間管理術~
 (日経BP社 主催)

 2019/2/13(水) 13:00-17:00
 2019/4/23(火) 13:00-17:00
 https://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/190213/ 
 ――――――――――――――――――――――――――
 3月には東京商工会議所でセミナーを行います!

 管理職・職場リーダーのための時間術講座
 (東京商工会議所主催)

 2019/3/5(火) 10:00-17:00
  https://event.tokyo-cci.or.jp/event_detail-88607.html 

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 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
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【おすすめ書籍の紹介です】

 部下に読ませるならこれ。ロングセラーです。

 『たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法』
  (実務教育出版)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4788907550/ 


【4】編集後記
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 タスク管理につ
 いて、いろいろ
 試したり考えた
 りするほど・・
「毎朝タスクを書
 き出す」という
 方法の非効率さ
 や問題点を感じ
 ます。

 なんでそんなに
 良くない方法を
 誰もが最初に試
 すのかが、昔か
 ら疑問なのです
 が・・・・・、
(私もそうでした)

 おそらく、何も
 管理していない
 ときの思考パタ
 ーンを、単純に
 リストに置き換
 えると、そうな
 ってしまうのだ
 ろう・・。そう
 解釈しています。

 では、また来週!

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