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【KKJ】662 思いついたことをメモする習慣

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 KKJ 【簡単・効果的な・時間管理術】
 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン
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    2018/12/10  Vol.662    http://www.bizark.co.jp/ 
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html 

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■第662回■ 思いついたことをメモする習慣
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 目次

【1】今週のテーマ:思いついたことをメモする習慣
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   思いついたことをメモする習慣

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 こんにちは。水口です。
 
 先週は営業日報などの報告書を効率よ
 く作成する方法を紹介しました。
 
 帰社して、パソコンの前に座ってから
 書くべき内容を思い出す、というのは
 効率が悪くて・・・
 
 外出先で1件訪問が終わるごとに日報
 に書くべき内容をメモしておき、パソ
 コンの前に座ったらすぐに入力できる
 ようにしておく。その方が効率がいい
 という話でした。
 
 営業日報を書く必要がない人も多いか
 と思いますが、この話はいろいろ応用
 がききます。
 
 
 ■ 週報も月報も
 
 たとえば、1週間ごとの報告(週報)
 の提出が必要な職場もありますが、こ
 れも基本は同じです。
 
 報告を作成するときに思い出し始める
 と「思い出す」ことに時間がかかって
 効率は悪いです。
 
 今週の出来事を思い出すつもりなのに
 先週の出来事と混同してしまったり、
 全部思い出したつもりでも、抜けてい
 る項目があったりします。
 
 それよりも最初から「週報用のメモ」
 を持っておき、週報に記入すべき項目
 が発生するごとに追記しておくことで
 効率を高められます。
 
 また、月次で報告書をする場合も同じ
 で、最初にそれ専用のメモを用意して
 おくのがおすすめです。
 
 
 いずれも、書くべき内容を「思い出す」
 ことに意外に時間がかかるので、メモ
 に頼る方が効率的なんですね。
 
 その都度メモするのは面倒に思えるか
 もしれませんが、後で思い出そうとす
 るよりも、はるかに効率的です。
 
 また、思い出すためには集中力が必要
 なので、忙しい職場ではなかなか取り
 かかりにくいものです。
 
 残業時間に入らないと落ち着いて報告
 書を書けない・・・なんて状況だと、
 残業が増えてしまう場合もあります。
 
 
 ■ 思いついたことをメモする習慣
 
 報告書ではなくても、メモする習慣が
 役に立つ場面はいろいろあります。
 
 たとえば私の場合、このメルマガに取
 り上げる話のテーマをメモしておくこ
 とが多いです。
 
 研修やメールなどで頂いたご質問や、
 気づいたこと、思いついたことなどを
 メモしておくんですね。
 
 1つのテーマについて書いているとき
 に、別のテーマを思いつく場合もある
 ので、それもメモしておきます。
 
 こうしておくと、メルマガを書く段階
 になってからの作業がスムーズです。
 毎週書いていてもネタに困らないのは、
 このやり方をしているからかもしれま
 せん。
 
 ところで、これらの例はいずれも一定
 期間ごとに作成する文書という共通点
 がありますね。その期間中に何か思い
 ついたり、気づいたりしたことがあれ
 ば、それをメモしておく。そうすると、
 後の作業が速くなるということです。
 
 
 ■ 案件ごとにメモファイルを作る
 
 また、一定期間ごとに作成するわけで
 はなくても、役立つものもあります。
 
 私が重宝しているのは、研修や執筆の
 ご依頼を頂いたときに作る、メモ用の
 ファイルです。
 
 新しい案件が発生したら、その案件用
 のフォルダーを作るのですが、その中
 に必ずメモ用のファイルを作ります。
 (単純なテキストファイルです)
 
 そこに後で必要になる情報を貼り付け
 たり、思いついたことをメモしたりし
 ていきます。すると、いざその仕事に
 取りかかるときにすぐに参照できて、
 仕事の取りかかりが早くなります。
 
 以前は、取りかかる段階になってから
 必要な情報を(メールなどで)探し始
 めていたのですが、いま思えば効率は
 よくなかったですね・・・。
 
 メールの中にある情報を探すときには
 検索やソートを駆使するのですが、そ
 れでもメモにはかなわない・・という
 のが実感です。
 
 
 この「案件ごとにメモファイルを作る」
 という方法も、かなり役立つのでおす
 すめです。
 
 注意点としては・・・
 
 「後で必要になる情報は必ずメモする」
 というルールを守る必要はあります。
 (これが崩れると効果が半減します)
 
 しかし、それに慣れてしまえば、快適
 に効率よく仕事を進めれるので、おす
 すめですよ。
 
 「○○はどうするんだっけ?」と思い
 ながらメールを検索することが多い方
 は、ぜひ試してみてください。
 
 
 では、また来週お届けします!
 
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
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 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2018/12/03 : 【KKJ】661 帰社してからの入力は素早く
 https://archives.mag2.com/0000190033/20181203180000000.html 

2018/11/26 : 【KKJ】660 2つのデッドライン
 https://archives.mag2.com/0000190033/20181126180000000.html 

2018/11/19 : 【KKJ】659 「意思決定の遅さ」を見極める
 https://archives.mag2.com/0000190033/20181119180000000.html 
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

  http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
  reader_yuryo@mag2.com    (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
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【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 『アイデム人と仕事研究所』というサイトで連載を
 書いています(最終回がアップされました!)。

 『働き方改革を実践する』
  第4回 『 「残業から本気」をなくすために 』
  https://apj.aidem.co.jp/column/1024/ 
 (株式会社アイデムのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『営業サプリ』という名前の、営業パーソン向けサイトで
 連載しています(第20回がアップされました)

 『時間貧乏からの脱却!ストレス「ゼロ」の時間管理術』
  https://www.eigyousapuri.jp/timemanage 
 (営業サプリのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 昨年発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVDです。なかなか好評らしいですよ。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

  http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321 
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
  http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html 
 (日経BPマーケティングのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

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【活動のお知らせ:講演など】
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 12/10に技術者・研究者向けのセミナーを行いました!

 技術者・研究者のための効果的な時間管理術
 ~仕事の時間対効果を高めるタイムマネジメントの実践~
 (情報機構主催)
 2018/12/10(月) 12:30-16:30
  https://johokiko.co.jp/seminar_chemical/AC181211.php 
 ――――――――――――――――――――――――――
 日経BP社主催の「日経ビジネス Basic」セミナーを
 9/19に行いました! 年内はあと12/14に行います!

 働き方改革のためのタイムマネジメント基礎講座
 ~自分の仕事もチームの仕事も効率化できる時間管理術~
 (日経BP社 主催)
 http://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/180427/index.html 
 ――――――――――――――――――――――――――
 先週は三菱UFJリサーチ&コンサルティング主催の
 セミナーで講師を務めました!来年も行う予定です。

 ――――――――――――――――――――――――――

 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
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【おすすめ書籍の紹介です】

 部下に読ませるならこれ。ロングセラーです。

 『たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法』
  (実務教育出版)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4788907550/ 


【4】編集後記
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 今回はメモの例
 としてメルマガ
 の話をしました
 が、このメモの
 効果はわかりや
 すいと思います。

 私の場合、この
 メルマガのテー
 マは日頃仕事で
 考えたり話した
 りしていること。
 その間に思いつ
 くことは色々あ
 るわけです。

 実際に書くとき
 になってから、
 話のネタを探す
 よりも、気づい
 たときにメモし
 ておく方が効率
 的なのは、考え
 てみれば当たり
 前ですよね。

 では、また来週!

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