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【KKJ】661 帰社してからの入力は素早く

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 KKJ 【簡単・効果的な・時間管理術】
 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン
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    2018/12/03  Vol.661    http://www.bizark.co.jp/ 
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html 

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■第661回■ 帰社してからの入力は素早く
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 目次

【1】今週のテーマ:帰社してからの入力は素早く
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   帰社してからの入力は素早く

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 こんにちは。水口です。
 
 先週行った研修の話ですが、受講者の
 方から現状の問題点についていろいろ
 聴いていると・・・
 ―――――――――――――――――
 外出が多いために
 デスクワークの時間が不足している
 ―――――――――――――――――
 という声が多かったです。
 
 こういうお悩みは昔からありますが、
 (営業部門の方から特によく聞きます)
 最近の労働時間削減の流れのなかで、
 より深刻になっているように感じます。
 
 一口に「デスクワークの時間が不足し
 ている」といっても、実際には色々な
 状況がありますが、今回はいろいろな
 職場で使える対処法を1つ紹介します。
 
 
 ■ 営業日報のために帰社する?
 
 昔、営業部門の方向けに研修を行って
 いたときに「残業が長くなってしまう
 原因」としてこんな話がありました。
 ―――――――――――――――――
 定時を過ぎてから外出先から帰社する
 ことが多く、そこから営業日報を書き
 始める。
 
 その営業日報にも時間がかかるので、
 (30分から1時間くらい)どうしても
 残業が長くなってしまう。
 ―――――――――――――――――
 という状況です。
 
 最近は外出先から日報を書いて直帰す
 ることができる職場が増えていますが、
 昔はこういう職場もあったんです。
 
 この例は、いろいろ問題があります。
 
 たとえば、直帰できないために移動時
 間が長くなってしまうのも問題の1つ。
 
 また、営業日報に時間をかけ過ぎでは
 ないか?とも思えます。日報のために
 1日1時間(労働時間の1割以上)を
 費やすのは、私は時間の使いすぎだと
 思います。
 
 もっといえば、営業日報を毎日入力す
 ることが、本当に必要なのか?という
 観点で見直してみることも必要かもし
 れません。
 
 
 ・・・とはいえ、その制度はすぐには
 変えられないということでしたので、
 その中でできることを1つアドバイス
 させて頂きました。
 
 それは、営業日報の書き方です。
 
 
 ■ PCの前で考え始めるのはNG
 
 「営業日報」のような社内向けの報告
 は、本来はあまり時間をかけるべきも
 のではありません。できるだけ手早く、
 必要な項目を記録するようにしていき
 たいものです。
 
 そのためにはどうすべきでしょうか?
 
 これは悪い例から紹介した方がわかり
 やすいと思います。
 
 その悪い例というのは・・・
 ―――――――――――――――――
  帰社してパソコンの前に座ってから
  今日の営業活動について思い出し、
  1つ1つ入力していく
 ―――――――――――――――――
 というやり方です。
 
 パソコンの前に座ってから「さて今日
 の仕事は何があったっけ・・」と思い
 出し始める感じです。
 
 こういうやり方をしていると、日報を
 書くのに時間がかかってしまいますね。
 
 
 一方、いい例はこうです。
 ―――――――――――――――――
 (外出先で)
  1件訪問が終わるごとに、日報に
  書くべき内容をメモしておく
 
 (それをくり返した後に)
  パソコンの前に座ったら、そのメモ
  を見ながら、入力だけに集中する
 ―――――――――――――――――
 
 こうやって文章で並べてみると、それ
 ほど差がないように思えるかもしれま
 せんが、実際には入力の時間はかなり
 (倍くらい)違ってきます。
 
 「思い出しながら入力する」という作
 業は意外と時間がかかるものなんです。
 (なかなか自覚しにくいものですが)
 
 これは日報に限らず他の文書作成でも
 起こり得ることなのですが・・・
 ―――――――――――――――――
 パソコンの前に座ってから考え始める
          (思い出し始める)
 ―――――――――――――――――
 のは効率が悪いことが多いです。
 
 もちろん、ごく簡単な内容の文書なら
 最初からパソコンで打ち込んでしまう
 方が早いです。
 
 しかし、少し考えたり、思い出したり
 する必要がある文書の場合は、事前に
 メモしておく方が効率的であることが
 多いです。
 
 
 ■ 入力する項目を意識してメモする
 
 さらに効率を高める工夫もあります。
 
 もし日報に入力する項目が決まってい
 るのなら、最初からその項目にそって
 (外出先で)メモするのがおすすめ。
 
 後で「考えながら入力する」のではな
 く、入力だけに集中できるようになる
 ので効率が高まります。
 
 たとえば、営業日報に入力する項目を
 あらかじめ記載したメモ用紙を用意し
 ておくのもいいかもしれません。
 
 
 今回の話は「外出」や「営業日報」に
 限らずいろいろ応用が利きますので、
 思い当たるものがあるなら、ちょっと
 工夫してみるといいと思いますよ。
 
 では、また来週お届けします!
 
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
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 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2018/11/26 : 【KKJ】660 2つのデッドライン
 https://archives.mag2.com/0000190033/20181126180000000.html 

2018/11/19 : 【KKJ】659 「意思決定の遅さ」を見極める
 https://archives.mag2.com/0000190033/20181119180000000.html 

2018/11/12 : 【KKJ】658 テレワークについて色々・・・
 https://archives.mag2.com/0000190033/20181112180000000.html 
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

  http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
  reader_yuryo@mag2.com    (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
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【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 『アイデム人と仕事研究所』というサイトで連載を
 書いています(最終回がアップされました!)。

 『働き方改革を実践する』
  第4回 『 「残業から本気」をなくすために 』
  https://apj.aidem.co.jp/column/1024/ 
 (株式会社アイデムのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『営業サプリ』という名前の、営業パーソン向けサイトで
 連載しています(第20回がアップされました)

 『時間貧乏からの脱却!ストレス「ゼロ」の時間管理術』
  https://www.eigyousapuri.jp/timemanage 
 (営業サプリのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 昨年発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVDです。なかなか好評らしいですよ。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

  http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321 
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
  http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html 
 (日経BPマーケティングのサイトです)
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 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

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【活動のお知らせ:講演など】
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 12/1に早稲田大学エクステンションセンターで
 セミナーを行いました。ありがとうございました!

 残業が減る!働き方改革のためのタイムマネジメント
 (早稲田大学エクステンションセンター主催)
 2018/12/1(土) 10:30-18:00
  https://www.wuext.waseda.jp/course/detail/43510/ 
 ――――――――――――――――――――――――――
 12/10に技術者・研究者向けのセミナーを行います!

 技術者・研究者のための効果的な時間管理術
 ~仕事の時間対効果を高めるタイムマネジメントの実践~
 (情報機構主催)
 2018/12/10(月) 12:30-16:30
  https://johokiko.co.jp/seminar_chemical/AC181211.php 
 ――――――――――――――――――――――――――
 日経BP社主催の「日経ビジネス Basic」セミナーを
 9/19に行いました! 年内はあと12/14に行います!

 働き方改革のためのタイムマネジメント基礎講座
 ~自分の仕事もチームの仕事も効率化できる時間管理術~
 (日経BP社 主催)
 http://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/180427/index.html 
 ――――――――――――――――――――――――――
 三菱UFJリサーチ&コンサルティング主催のセミナーも
 今年は3回です。東京で年内にもう1回あります!

 仕事の効率を高める時間管理術向上セミナー
 (三菱UFJリサーチ&コンサルティング 主催)

 東京開催 : 5/25の回は終了致しました。12/6にも行います。
 名古屋開催: 6/5の回は終了いたしました

 (こちらで紹介されてます。個別ページは後日アップされます)
  http://www.murc.jp/seminar/squet/tokyo/info/2018t-hatarakikata 
 ――――――――――――――――――――――――――

 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
_______________________________

【おすすめ書籍の紹介です】

 部下に読ませるならこれ。ロングセラーです。

 『たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法』
  (実務教育出版)
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【4】編集後記
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 今回の話は日報
 意外にも色々と
 応用できます。

 報告書や計画書、
 見積書など・・
 後で作る書類で
 必要になる項目
 を最初から想定
 してメモしてお
 くこと。

 そうすることで
 デスクワークの
 時間不足を少し
 改善することが
 できます。

 外出が多い方は
 もちろんですが、
 そうでない方に
 も意外に役立つ
 と思いますよ。

 では、また来週!

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