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【KKJ】653 タスクの実行時刻を決めた方がいい場合

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 KKJ 【簡単・効果的な・時間管理術】
 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン
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    2018/10/09  Vol.653    http://www.bizark.co.jp/ 
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html 

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■第653回■ タスクの実行時刻を決めた方がいい場合
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 目次

【1】今週のテーマ:タスクの実行時刻を決めた方がいい場合
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   タスクの実行時刻を決めた方がいい場合

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 こんにちは。水口です。
 今週は火曜日の発行です。
 
 今回はタスクの計画の立て方について
 の話です。
 
 私はタスクは「実行日に書く」ことを
 おすすめしていますが、今回はその例
 外についての話です。
 
 
 ■ タスクの実行時刻は決めないの?
 
 タスクは「実行日に書く」のがいいと
 いう話をすると、ときどきご質問を頂
 くことがあります。
 ―――――――――――――――――
 実行時刻は決めなくていいんですか?
 
 ※ アポイントメントと同様に時刻に
   沿って書いた方がいいのでは?
   という主旨です。
 ―――――――――――――――――
 というご質問です。
 
 
 このご質問に対する私の答は・・・
 ―――――――――――――――――
 基本的には決めないでOK
 (その日付に書いておけばOK)
 
 ただし、例外的に書いた方が
 いい場合もある
 ―――――――――――――――――
 という感じになります。
 
 
 例外については後で紹介するとして、
 時刻を決めない理由から紹介します。
 
 時刻は決めない方がいいという理由は
 大きく2つあります。
 ―――――――――――――――――
 タスクを(アポイントメントと同様に)
 時刻を決めて計画しても、実際に計画
 通りにいくことは少ない。
 (予定外の仕事が飛び込んでくるので)
 
 しかも、計画の修正にかなりの手間が
 かかるので、おすすめできない。
 ―――――――――――――――――
 タイムマネジメントで重要なことは、
 仕事の流れ(進め方)の組み立てと、
 仕事量(時間が足りるか)の把握。
 
 そのために実行日を決めることは必須
 だが、時刻まで決めなくても大丈夫。
 (上記2つは把握することができる)
 ―――――――――――――――――
 という理由です。
 
 実行日を決める(実行日に書く)とい
 う方法は、手間をかけすぎずにタイム
 マネジメントを行うために、最も合理
 的な方法だと思います。
 
 ただ、それには例外もある・・・と
 いうのが今週の話です。
 
 
 ■ 所要時間で判断する
 
 まずは結論を・・・。
 
 実行日だけでなく、実行時刻を決めて
 もいい(場合によっては積極的に実行
 時刻を決めるべき)タスクは、
 ―――――――――――――――――
 所要時間が長いタスク
 ―――――――――――――――――
 です。
 
 これもいくつか理由があります。まず、
 所要時間が短いタスクは当日の状況に
 応じて(空いた時間を見つけて)やる
 のが効率的です。
 
 だから、事前に細かく計画するよりも、
 状況に応じて実行するように計画する
 方がいいんですね。
 
 また、所要時間が短いタスクのために、
 時刻まで細かく計画したり、修正した
 りしていては手間がかかりすぎます。
 
 
 では、所要時間が長いタスクはどうか
 というと・・・
 
 これも、実行日を決めるだけの方法で
 運用して、基本的に問題はありません。
 
 その日の空き時間とタスクの所要時間
 (の合計)を照らし合わせれば、仕事
 量は把握できますからね。
 
 ただ、「ここでこのタスクをやろう」
 (ここで時間を確保しよう)と事前に
 決めておきたい場合は、実行時刻を決
 めておくのも、いい方法です。
 
 細かいタスクはスキマ時間でもできま
 すが、長いタスクは長い空き時間にや
 る方が効率がいいですから、長めの時
 間を確保するよう、事前に考えておく
 ことにはメリットがあります。
 
 ただ、全部のタスクでそうするのでは
 なく、所要時間が長いタスクについて
 だけやるのがおすすめです。
 (1日に1つか2つくらいですかね)
 
 実行日だけ決めるやり方と、時刻まで
 決めるやり方、それぞれにメリットと
 デメリットはあって、両方のメリット
 を活かそうとするのが上記の方法です。
 
 
 ■ 積極的に決めた方がいい場合
 
 環境によっては、より積極的に実行時
 刻を決めた方がいい場合があります。
 
 それが、グループウェアなどでスケジ
 ュールを共有している場合、つまり、
 他の人にアポイントメントを入れられ
 る可能性がある場合です。
 
 たとえば、「このタスクは空き時間が
 多いこの日にやろう」と計画していた
 のに、その日に(しかも割と直前に)
 アポイントメントを入れられてしまう
 と困りますよね・・・。
 
 そうならないために「時間を確保する」
 (アポイントメントを入れられないよ
 うにブロックする)ために、タスクも
 アポイントメント同様にスケジュール
 に入れてしまうわけです。
 
 スケジュール共有をしている職場では、
 ときにはこのように「時間を確保する」
 「ブロックする」ことも必要です。
 
 こういう環境で、しかもアポイントメ
 ントをよく入れられる人は、より積極
 的に実行時刻を決めてみてください。
 
 ただ、この場合も所要時間が長いタス
 クだけそうするのがおすすめです。
 
 
 ■ 職場の環境に応じて判断して
 
 誤解のないように補足しますと・・・
 
 現状、実行時刻を決めなくても(実行
 日だけ決めていて)うまく回っている
 のであれば、無理に実行時刻を決めな
 くても問題ありません。
 
 そのやり方でうまくいかない場合に、
 一部の(所要時間が長い)タスクの
 実行時刻を決めてみてください。
 
 職場の状況によって最適なやり方は
 違いますから、自分の環境に合わせて
 試してみてくださいね。
 
 
 では、また来週お届けします!
 
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
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 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2018/09/25 : 【KKJ】652 再開するときのためのメモ
 https://archives.mag2.com/0000190033/20180925180000000.html 

2018/09/25 : 【KKJ】651 「メール見た?」と聞かれたら・・・
 https://archives.mag2.com/0000190033/20180925180000000.html 

2018/09/18 : 【KKJ】650 「使った時間」を無視すべき場面
 https://archives.mag2.com/0000190033/20180918180000000.html 
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

  http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
  reader_yuryo@mag2.com    (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
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【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 『アイデム人と仕事研究所』というサイトでの連載が
 始まりました(全4回の予定です)。

 『働き方改革を実践する』
  第2回「なりゆき残業」を減らせるタイムマネジメント
  https://apj.aidem.co.jp/column/994/ 
 (株式会社アイデムのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『営業サプリ』という名前の、営業パーソン向けサイトで
 連載しています(第18回がアップされました)

 『時間貧乏からの脱却!ストレス「ゼロ」の時間管理術』
  https://www.eigyousapuri.jp/timemanage 
 (営業サプリのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 昨年発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVDです。なかなか好評らしいですよ。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

  http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321 
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
  http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html 
 (日経BPマーケティングのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

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【活動のお知らせ:講演など】
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 10/15に大阪商工会議所でセミナーを行います!

 仕事の段取りと時間管理術講座
 (大阪商工会議所主催)
 2018/10/15(月) 10:00~17:00
  http://www.osaka.cci.or.jp/event/seminar/201805/D27170905027.html 
 (大阪商工会議所のサイトです)
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 12/10に技術者・研究者向けのセミナーを行います!

 技術者・研究者のための効果的な時間管理術
 ~仕事の時間対効果を高めるタイムマネジメントの実践~
 (情報機構主催)
 2018/12/10(月) 12:30-16:30
  https://johokiko.co.jp/seminar_chemical/AC181211.php 
 (株式会社情報機構のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 日経BP社主催の「日経ビジネス Basic」セミナーを
 9/19に行いました! 年内はあと12/14に行います!

 働き方改革のためのタイムマネジメント基礎講座
 ~自分の仕事もチームの仕事も効率化できる時間管理術~
 (日経BP社 主催)
 http://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/180427/index.html 
 ――――――――――――――――――――――――――
 三菱UFJリサーチ&コンサルティング主催のセミナーも
 今年は3回です。東京で年内にもう1回あります!

 仕事の効率を高める時間管理術向上セミナー
 (三菱UFJリサーチ&コンサルティング 主催)

 東京開催 : 5/25の回は終了致しました。12/6にも行います。
 名古屋開催: 6/5の回は終了いたしました

 (こちらで紹介されてます。個別ページは後日アップされます)
  http://www.murc.jp/seminar/squet/tokyo/info/2018t-hatarakikata 
 ――――――――――――――――――――――――――

 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
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【おすすめ書籍の紹介です】

 部下に読ませるならこれ。ロングセラーです。

 『たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法』
  (実務教育出版)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4788907550/ 


【4】編集後記
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 本文ではタスク
 の時刻を決める
 か決めないかの
 話をしましたが、
 これは実行日は
 決めているとい
 う前提です。

 もちろん実行日
 も決めない、と
 いう方法もあり
 得ますよね・・。
 それがいわゆる
 ToDoリストです。

 実行するタイミ
 ングをどう決め
 るか(決めない
 か)が、タスク
 管理のポイント
 ですが、様々な
 状況でメリット
 が最も大きいの
 が実行日だけ決
 める(一部時刻
 も決める)方法
 だと思います。

 では、また来週!

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