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【KKJ】652 再開するときのためのメモ

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 KKJ 【簡単・効果的な・時間管理術】
 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン
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    2018/10/01  Vol.652    http://www.bizark.co.jp/ 
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html 

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■第652回■ 再開するときのためのメモ
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 目次

【1】今週のテーマ:再開するときのためのメモ
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   再開するときのためのメモ

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 こんにちは。水口です。
 
 今週は通常どおりに月曜の発行です。
 
 先日、ある企業で講演をしたときに、
 メールの扱い方の話もしました。
 
 このメルマガでも以前に書いたような、
 メールの受信通知で作業が中断させら
 れないようにすると、仕事の効率を高
 められるという話です。
 
 たいていの仕事でそうですが、原因が
 なんであれ、作業を中断した後に再開
 するときには
 ―――――――――――――――――
 「どこまでやったか?」
 「次に何をやればいいか?」
 ―――――――――――――――――
 を思い出すために時間がかかります。
 
 速ければ秒単位で済みますが、分単位
 の時間がかかる場合も多く、その影響
 は決して無視できません。
 (1日に何度もあったりしますから)
 
 
 そんな話をしたのですが、それに関連
 したご質問を頂きました。メールとは
 関係ないご質問で・・・
 ―――――――――――――――――
 途中までやった仕事を(後日に)再開
 したときにも同様に、
 
  「どこまでやったか?」
  「次に何をやればいいか?」
 
 を思い出すのに時間がかかってしまう。
 これを短縮する方法はありませんか?
 ―――――――――――――――――
 というご質問です。いい質問ですね。
 
 確かに、後日再開するときにも同様に
 思い出すのに時間がかかること、あり
 ますよね。
 
 
 ■ 記憶を過信しないこと
 
 「思い出す」ために使っている時間は
 意外と多いもので、これを省くことが
 できれば仕事の効率を上げられます。
 
 そのために、大事なことの1つは・・
 ―――――――――――――――――
 「これくらい覚えているだろう」と
  過信しないようにする
 ―――――――――――――――――
 ことだと私は考えています。
 
 私の場合、ある時期からそう考えるよ
 うになり、後で思い出しやすいように
 いろんなメモを残すようになりました。
 
 その結果、仕事の効率が上がるだけで
 なく、ストレスなく取りかかれるよう
 になったと感じています。
 
 いまや「覚えてるだろう」と「過信」
 しないどころか「期待」しないという
 感じです。でも、その方がうまくいく
 ことが多いんですね。
 
 まずは記憶を過信(期待)しないこと。
 これは意外と大事なことだと思います。
 
 
 ■ 再開するときのためのメモ(1)
 
 もちろん、メモの書き方も重要です。
 
 私は、思い出す時間を短縮するために
 いろいろなメモを使っていますが、先
 ほどのような状況(中断して後日再開
 する場合)では、単純にファイルの中
 に書き込んでしまうことが多いです。
 (再開時に確実に目に入るので)
 
 たとえば、WordやPowerPointで文書
 やスライドを作成・編集しているなら、
 ―――――――――――――――――
 ※ ここから
 ―――――――――――――――――
 とか
 ―――――――――――――――――
 ※ 作業中
 ―――――――――――――――――
 のように、「ここまでやったよ」「ここ
 から後は未完成だよ」とわかるように
 メモを入れています。
 
 Wordの場合は本文中にそのまま書き、
 分かりやすいように蛍光ペン機能で
 色をつけたりします。
 
 PowerPointの場合は適当なテキスト
 ボックスを作り、その中に大きめの
 フォントで書いておきます。
 
 作業を再開したら消してしまうメモ
 なので、ある程度目立ちさえすれば、
 何でも構いません。
 
 
 ■ 再開するときのためのメモ(2)
 
 上記のメモは「どこまでやったか?」
 のメモですが、再開後にやるべきこと
 が明確で、それを忘れると困る場合は
 「次に何をやればいいか?」の方を
 メモすることもあります。
 
 これも書き方はあまりこだわりません。
 先ほどと似たような感じです。
 
 
 このように、先ほどの
 ―――――――――――――――――
 「どこまでやったか?」
 「次に何をやればいいか?」
 ―――――――――――――――――
 のどちらかをメモしておくと、再開し
 たときにすぐに作業のペースを上げる
 ことができます。
 
 メモを入れるための時間よりも、思い
 出す時間の短縮幅の方が確実に大きい
 ので、メリットは大きいと思います。
 
 
 また、関連した話で、ファイルの中に
 メモする方法を、このメルマガの640
 ~641号でも紹介しています。こちら
 は「やり方」を忘れないためのメモで、
 複数のファイルで共通して使うことが
 多いです。
 
 今回紹介したのは、個別のファイルに
 「進捗状況」や「今後やるべきこと」
 を書いておくというメモでした。
 
 どちらも役に立ちますので、使って
 みてください。
 
 では、また来週お届けします!
 
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
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 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2018/09/25 : 【KKJ】651 「メール見た?」と聞かれたら・・・
 https://archives.mag2.com/0000190033/20180925180000000.html 

2018/09/18 : 【KKJ】650 「使った時間」を無視すべき場面
 https://archives.mag2.com/0000190033/20180918180000000.html 

2018/09/10 : 【KKJ】649 「使った時間」を可視化する
 https://archives.mag2.com/0000190033/20180910180000000.html 
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

  http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
  reader_yuryo@mag2.com    (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
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【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 『アイデム人と仕事研究所』というサイトでの連載が
 始まりました(全4回の予定です)。

 『働き方改革を実践する』
  第1回「労働時間削減で起こりやすい問題と対処法」
  https://apj.aidem.co.jp/column/981/ 
 (株式会社アイデムのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『営業サプリ』という名前の、営業パーソン向けサイトで
 連載しています(第17回がアップされました)

 『時間貧乏からの脱却!ストレス「ゼロ」の時間管理術』
  https://www.eigyousapuri.jp/timemanage 
 (営業サプリのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 昨年発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVDです。なかなか好評らしいですよ。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

  http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321 
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
  http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html 
 (日経BPマーケティングのサイトです)
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 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

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【活動のお知らせ:講演など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 10/15に大阪商工会議所でセミナーを行います!

 仕事の段取りと時間管理術講座
 (大阪商工会議所主催)
 2018/10/15(月) 10:00~17:00
  http://www.osaka.cci.or.jp/event/seminar/201805/D27170905027.html 
 (大阪商工会議所のサイトです)
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 12/10に技術者・研究者向けのセミナーを行います!

 技術者・研究者のための効果的な時間管理術
 ~仕事の時間対効果を高めるタイムマネジメントの実践~
 (情報機構主催)
 2018/12/10(月) 12:30-16:30
  https://johokiko.co.jp/seminar_chemical/AC181211.php 
 (株式会社情報機構のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 日経BP社主催の「日経ビジネス Basic」セミナーを
 9/19に行いました! 年内はあと12/14に行います!

 働き方改革のためのタイムマネジメント基礎講座
 ~自分の仕事もチームの仕事も効率化できる時間管理術~
 (日経BP社 主催)
 http://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/180427/index.html 
 ――――――――――――――――――――――――――
 三菱UFJリサーチ&コンサルティング主催のセミナーも
 今年は3回です。東京で年内にもう1回あります!

 仕事の効率を高める時間管理術向上セミナー
 (三菱UFJリサーチ&コンサルティング 主催)

 東京開催 : 5/25の回は終了致しました。12/6にも行います。
 名古屋開催: 6/5の回は終了いたしました

 (こちらで紹介されてます。個別ページは後日アップされます)
  http://www.murc.jp/seminar/squet/tokyo/info/2018t-hatarakikata 
 ――――――――――――――――――――――――――

 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
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【おすすめ書籍の紹介です】

 部下に読ませるならこれ。ロングセラーです。

 『たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法』
  (実務教育出版)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4788907550/ 


【4】編集後記
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 自分の記憶力を
 期待しない、と
 いうのはタスク
 管理も同じです
 よね。

 頭の中でタスク
 を覚えようとす
 るより、書いて
 しまう方が楽で
 効率もいい。
 
 それが分かった
 ので、今回紹介
 したような工夫
 もし始めたわけ
 ですが、その中
 には効果が大き
 いものも多いで
 すね。

 記憶に期待しな
 いことって、実
 は重要なことか
 もしれませんね。

 では、また来週!

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