カンタン!効果的な!時間管理術!メールマガジン

【KKJ】651 「メール見た?」と聞かれたら・・・

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 KKJ 【簡単・効果的な・時間管理術】
 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン
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    2018/09/25  Vol.651    http://www.bizark.co.jp/ 
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html 

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■第651回■ 「メール見た?」と聞かれたら・・・
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 目次

【1】今週のテーマ:「メール見た?」と聞かれたら・・・
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   「メール見た?」と聞かれたら・・・

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 こんにちは。水口です。
 
 今週は祝日があったので、
 火曜日の発行です。
 
 
 さて、今回はメールに関する話です。
 
 メールの扱い方は仕事の効率に大きく
 影響しますので、このメールマガジン
 でもいろいろ紹介しています。
 
 また、タイムマネジメント研修でも、
 メールの扱い方について紹介すること
 がありますが、受講者の話を聞くと、
 メールにプレッシャーのようなものを
 感じている人が多いことを感じます。
 
 
 ■ 「メール見た?」と電話する人
 
 まず、メールの扱い方について簡単に
 紹介すると・・・
 ―――――――――――――――――
 ・メールの受信通知機能はオフにする
 (頻繁に中断させられる状況をなくす)
 
 ・自分の仕事の区切りがいいところで、
  メールに切り替える。
 (または、あらかじめメールチェック
  する時間帯を決めておく)
 ―――――――――――――――――
 という使い方がおすすめです。
 (609号でも書いています)
 
 メールソフトの通知ではなく、自分の
 都合のいいタイミングで見るようにす
 るわけです。
 
 受信通知によって、仕事に集中するの
 を妨げられることがないようにする。
 これだけでも仕事の効率は上がります。
 
 
 先日も研修でそういう話をしたら、
 こんなご質問を頂きました。
 ―――――――――――――――――
  相手から電話がかかってきたので
  取ると、開口一番「メール見た?」
  と言ってくる人がいます。
 
  だから、メールはマメにチェック
  しておかないといけないのかなと
  思っているのですが・・・。
  どうなんでしょう?
 ―――――――――――――――――
 
 実は、過去にも同じ趣旨のご質問は
 何度も頂いています。
 
 「メール見た?」と聞かれるのが
 プレッシャーで、メールをマメに
 チェックするようにしてる人って、
 意外と多いのかもしれません。
 
 
 さて、このご質問に対する私からの
 答は・・・
 ―――――――――――――――――
 仕事量が少ないのならいいけど、現実
 に仕事量が多くて困っているのなら、
 自分の仕事の効率を優先すべし。
 (メールをマメにチェックしない!)
 
 もし「メール見た?」と聞かれたら、
 自信を持って「まだ見てないです」と
 答えましょう。
 (それでいいんです!)
 ―――――――――――――――――
 というのが、一つめの答です。これぐ
 らいの気持ちでいきましょう、という
 主旨です。
 
 ただ、現実にはこんな言い方しなくて
 もいいですよね。たとえば・・・、
 ―――――――――――――――――
 「メールですか?確認しますね」とか
 言いながら(少し時間を稼いで)メー
 ルソフトを確認する。
 ―――――――――――――――――
 ぐらいの感じでいいと思います。
 (これが二つめの答です)
 
 
 
 ■ 「聞いてから確認する」でOK
 
 そもそも「メール見た?」というのは
 ただの質問ですし、メールを見てない
 ことを責めるつもりではない人の方が
 ずっと多いと思います。
 
 
 ちなみに、メールが普及する以前にも、
 同様の電話はありました。
 ―――――――――――――――――
 電話を取ると、開口一番「FAX送った
 んで確認して」と言われて・・・、
 
 いったん席を外してFAXを取りに行き、
 それを見ながら電話で話をする・・。
 ―――――――――――――――――
 という感じです。私と同年代か上の
 人なら、こういう経験したことがある
 人が多いはずです。
 
 ちなみに、このときはさすがに「FAX
 見た?」と聞く人はいませんでしたね。
 
 
 メールもこのくらいの感じで、電話を
 受けてから確認すれば十分だと考えま
 しょう。
 
 「(もう)メール見た?」という質問は、
 頭のなかで「(いまから)メール見て」
 というお願いに変換しましょう。
 
 
 ■ 自分がかける側の場合は
 
 逆に、こういう電話をしがちな人は、
 「メール見た?」よりも「メール見て」
 の方を使うようにしましょう。
 
 自分の言葉の選び方が、部下の仕事の
 効率を落とすことにつながる場合もあり
 ますから、多少気をつかった方がいいと
 思います。
 
 また、「メールは見ておくのが当然だ」
 的な態度は取らないでくださいね。
 
 「部下が自分のメールをすぐに見てく
 れる」ことと引き替えに、部下の仕事
 全体の効率を落とすことになっては、
 もったいないですからね。
 
 
 では、また来週お届けします!
 
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
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 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2018/09/18 : 【KKJ】650 「使った時間」を無視すべき場面
 https://archives.mag2.com/0000190033/20180918180000000.html 

2018/09/10 : 【KKJ】649 「使った時間」を可視化する
 https://archives.mag2.com/0000190033/20180910180000000.html 

2018/09/03 : 【KKJ】648 メモを持ってプレゼンすべき理由
 https://archives.mag2.com/0000190033/20180903180000000.html 
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

  http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
  reader_yuryo@mag2.com    (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
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【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 『アイデム人と仕事研究所』というサイトでの連載が
 始まりました(全4回の予定です)。

 『働き方改革を実践する』
  第1回「労働時間削減で起こりやすい問題と対処法」
  https://apj.aidem.co.jp/column/981/ 
 (株式会社アイデムのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『営業サプリ』という名前の、営業パーソン向けサイトで
 連載しています(第17回がアップされました)

 『時間貧乏からの脱却!ストレス「ゼロ」の時間管理術』
  https://www.eigyousapuri.jp/timemanage 
 (営業サプリのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 昨年発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVDです。なかなか好評らしいですよ。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

  http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321 
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
  http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html 
 (日経BPマーケティングのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

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【活動のお知らせ:講演など】
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 10/15に大阪商工会議所でセミナーを行います!

 仕事の段取りと時間管理術講座
 (大阪商工会議所主催)
 2018/10/15(月) 10:00~17:00
  http://www.osaka.cci.or.jp/event/seminar/201805/D27170905027.html 
 (大阪商工会議所のサイトです)
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 12/10に技術者・研究者向けのセミナーを行います!

 技術者・研究者のための効果的な時間管理術
 ~仕事の時間対効果を高めるタイムマネジメントの実践~
 (情報機構主催)
 2018/12/10(月) 12:30-16:30
  https://johokiko.co.jp/seminar_chemical/AC181211.php 
 (株式会社情報機構のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 日経BP社主催の「日経ビジネス Basic」セミナーを
 9/19に行いました! 年内はあと12/14に行います!

 働き方改革のためのタイムマネジメント基礎講座
 ~自分の仕事もチームの仕事も効率化できる時間管理術~
 (日経BP社 主催)
 http://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/180427/index.html 
 ――――――――――――――――――――――――――
 三菱UFJリサーチ&コンサルティング主催のセミナーも
 今年は3回です。東京で年内にもう1回あります!

 仕事の効率を高める時間管理術向上セミナー
 (三菱UFJリサーチ&コンサルティング 主催)

 東京開催 : 5/25の回は終了致しました。12/6にも行います。
 名古屋開催: 6/5の回は終了いたしました

 (こちらで紹介されてます。個別ページは後日アップされます)
  http://www.murc.jp/seminar/squet/tokyo/info/2018t-hatarakikata 
 ――――――――――――――――――――――――――

 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
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【おすすめ書籍の紹介です】

 部下に読ませるならこれ。ロングセラーです。

 『たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法』
  (実務教育出版)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4788907550/ 


【4】編集後記
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 この仕事をやる
 ようになって感
 じるのですが、

 部下が上司に気
 をつかっている
 せいで、仕事の
 効率が下がって
 いることって、
 意外と多いもの
 だと感じます。
 今回の話もその
 ひとつですね。

 他によくあるの
 は、上司が忙し
 そうだと遠慮し
 て、相談するの
 をためらってし
 まうという状況
 です。

 あまり忙しいと
 言わないように
 気をつけてみる
 と部下とのコミ
 ュニケーション
 が改善するかも
 しれませんね。

 では、また来週!

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