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【KKJ】634 「あえて優先順位を考えない」ルール

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 KKJ 【簡単・効果的な・時間管理術】
 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン
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    2018/05/28  Vol.634    http://www.bizark.co.jp/ 
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html 

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■第634回■ 「あえて優先順位を考えない」ルール
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 目次

【1】今週のテーマ:「あえて優先順位を考えない」ルール
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   「あえて優先順位を考えない」ルール

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 こんにちは。水口です。
 
 先週は「5分間ルール」について書き
 ました。
 
 5分間ルールはこういう↓ルールです。
 ―――――――――――――――――
 5分以内に終わると判断した仕事は
 後回しにせず、その場で終わらせる。
 ―――――――――――――――――
 
 5分以内で終わるのなら、それを積み
 残すよりも、その場で終わらせる方が
 効率的で、気分的にもスッキリする。
 
 でも、気持ちが焦っているときなどは
 つい後回しにしたくなってしまうので
 あえて「ルール」にする。
 (「ルール」だから必ず守る)
 
 という話でした。
 
 今回は、これとちょっと似ている、
 別のルールを紹介します。
 
 
 ■ 優先順位をつけないというルール
 
 そのルールというのは・・・
 ―――――――――――――――――
 特定の仕事に関しては、あえて
 優先順位を考えずに処理する
 ―――――――――――――――――
 というルールです。
 
 優先順位を考えずに、つまり順番を
 入れ替えることなく、目についたもの、
 手に取ったものから順に処理していく
 わけです。
 
 
 私の場合、初めてこれを適用した仕事
 は、書類受けに入った書類の処理です。
 
 以前、処理しなければいけない書類が
 とても多い職場にいたときの話ですが、
 ついつい、後回しにしてしまう書類が
 あったんですね。
 
 書類受けの書類を手に取り、処理して
 いくのですが、処理に多少手間がかか
 るものは、つい「後で」と書類受けに
 戻してしまうようなことがありました。
 
 それを何度かくり返すと、その書類だ
 け処理が滞ってしまいますよね・・・。
 それで迷惑をかけることもありました。
 
 
 そんな自分のよくないクセを自覚して、
 ―――――――――――――――――
 ・書類を手に取るときに選ばない
  (単純に上から取る)
 
 ・手に取ったものから処理する
  (それまで他の書類は見ない)
 ―――――――――――――――――
 というルールで処理することに決めて
 みたんです。
 
 
 細かいことを言えば、本来なら書類は
 来た順に処理していくべきで・・・、
 上から取るよりも下から取るべきなの
 ですが、そこは無視しました。
 
 下から取るとちょっと面倒だし、その
 ときに、つい書類の選り好みをしてし
 まうかもしれないからです。
 
 
 ■ ルールを実行してみると・・・
 
 このルールで実際にやってみると・・、
 以前なら後回しにしていた書類も普通
 に処理できるようになってきました。
 
 また「手間がかかる」「時間がかかる」
 と後回しにしていた書類も、実際の処
 理時間はそれほど長くないことに気づ
 きました。
 
 もちろん処理時間は少し長いのですが、
 5倍も10倍もかかるわけではないし、
 「わざわざ後回しにする必要はない」
 というのが実感でした。
 
 なんとなくイメージで「手間がかかる」
 「時間がかかる」と思っていただけな
 んですね・・・。
 
 こんなふうに上記のルールを実行して
 みたことで、以前の自分が判断が間違
 っていたことに気づけました。
 
 
 ■ メールにも適用できる
 
 ―――――――――――――――――
 特定の仕事に関しては、あえて
 優先順位を考えずに処理する
 ―――――――――――――――――
 というルールは、メールにも適用する
 ことができます。
 
 こういうルールです。
 ―――――――――――――――――
 ・同時に複数のメールを受信した場合、
  ひとつずつ順に処理する
 (処理が済むまで次のメールを見ない)
 ―――――――――――――――――
 
 前にも紹介したことがありますが、こ
 のやり方にすると、処理時間は短くて
 済みます。
 
 メールのタイトル(または本文も)見
 て優先順位を考えると、同じメールを
 何度も見直すことになるので、全体と
 しての処理時間は確実に長くなってし
 まいます。また「未返信のものがない
 か?」と確認する時間も長くなります。
 
 ※「急ぎのメールから処理する」とい
   う考え方で処理すると、処理時間
   は確実に長くなるんです。
 
 その逆をいく方が効率的なのですが、
 メールって、つい気になってしまって
 先に全部目を通したくなるものです。
 だから「ルール」にするわけです。
 
 私の場合、このルールは完全に守れて
 いるとは限らないのですが(つい気に
 なってクリックしてしまうことがたま
 にあります)、ルールがない頃よりは、
 効率的になっています。
 
 
 今回のルールも前回の5分間ルールも、
 優先順位をルールに沿って一律に判断
 するという点が似ていますので、紹介
 してみました。
 
 では、また来週お届けします!
 
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
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 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2018/05/21 : 【KKJ】633 「5分間ルール」実践のために
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180521180000000.html 

2018/05/14 : 【KKJ】632 終わったタスクを見る?見ない?
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180514180000000.html 

2018/05/07 : 【KKJ】631 「あと○日ある」という誤解
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180507180000000.html 
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

  http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
  reader_yuryo@mag2.com    (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
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【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 「withnews」というサイトの「城崎広告」という
 記事で取材を受けました。漫画やキャラクターの
 会話もあって面白くまとまってます。

 「5分だけ」から長話する人の対応は?
  時間管理は「仕事の見える化」
  https://withnews.jp/article/f0180329005qq000000000000000W07r10301qq000017075A 
 (朝日新聞社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『営業サプリ』という名前の、営業パーソン向けサイトで
 私の連載が始まっています(第9回アップしました)

 『時間貧乏からの脱却!ストレス「ゼロ」の時間管理術』
  https://www.eigyousapuri.jp/timemanage 
 (営業サプリのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『Study Hacker』というサイトでの連載が完結しました。
  (全10回です)

 『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』
  http://studyhacker.net/columns/mizuguchi-kazuhiko-time-management 
 (株式会社恵学社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『マナトピ』というサイトの取材を受けました。
  残業やタイムマネジメントについての話をしています。

 『年に500時間も家族の時間がつくれる!?
  仕事も家庭も両立したい今どきパパの時間術』
  http://manatopi.u-can.co.jp/life/180313_1844.html 
 (株式会社ユーキャンのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 昨年発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVDです。なかなか好評らしいですよ。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

  http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321 
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
  http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html 
 (日経BPマーケティングのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

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【活動のお知らせ:講演など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 先日まで連載記事を書いていた「Study Hacker」で
 タイムマネジメントのセミナーを行いました!
 ご参加頂いた方、ありがとうございました!

 タイムマネジメントで“働き方改革”を実現!
 プロに教わる「タスク管理術」
 (Study Hacker 主催)

 2018年5月23日(水) 19:30 - 21:30
 http://studyhacker.net/columns/square-20180523-time-management

 (Facebookにも案内があります↓)
  https://www.facebook.com/events/362398787606980/ 
 ――――――――――――――――――――――――――
 三菱UFJリサーチ&コンサルティング主催のセミナーが、
 東京と名古屋で開催されます。

 仕事の効率を高める時間管理術向上セミナー
 (三菱UFJリサーチ&コンサルティング 主催)

 東京開催 : 5/25の回は終了致しました。12/6にも行います。
 名古屋開催:2018年6月5日(火)
  http://www.murc.jp/seminar/squet/nagoya/18n209 
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 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
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【4】編集後記
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 今回紹介した、
 書類受けの処理
 のルールは別名
「闇鍋ルール」と
 呼んでいます。

 手に取ったもの
 は必ず処理する
 こと・・という
 意味で似ている
 からなのですが、

 闇鍋って言葉を
 最近あまり聞か
 ないので、この
 ネーミングって
 ちょっと微妙な
 感じですね(汗)

 では、また来週!

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