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【KKJ】625 タスク管理の組み合わせ方

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 KKJ 【簡単・効果的な・時間管理術】
 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン
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    2018/03/26  Vol.625    http://www.bizark.co.jp/ 
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html 

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■第625回■ タスク管理の組み合わせ方
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 目次

【1】今週のテーマ:タスク管理の組み合わせ方
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   タスク管理の組み合わせ方

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 こんにちは。水口です。
 
 このメルマガの後の方で紹介してます
 が、『Study Hacker』という学び系の
 サイトで、いま連載記事を書いてます。
 ―――――――――――――――――
 『仕事も学びも効率化
  目からウロコの時間管理術』
 ―――――――――――――――――
 というタイトルです。
 
 現在第5回までアップされていますが、
 タスク管理を少し突っ込んで紹介して
 いる第3回が割と面白いと思います。
 
 (こちら↓の記事です)
 http://studyhacker.net/columns/mizuguchi-kazuhiko-time-management/time-management-03
 
 今回はこれに関連した話です。
 
 
 ■ タスク管理のいろいろ
 
 タスク管理の方法はいろいろあります
 が、それぞれにメリット・デメリット
 があります。
 
 また、全体として整合性がある管理に
 なっているかどうかも重要で、いくつ
 かの方法を組み合わせるのなら、その
 組み合わせ方がポイントになります。
 
 今回は、先の記事とは違う切り口で、
 組み合わせて使う場合のポイントを
 紹介します。
 
 
 ■ 時間軸との関係:To Doリスト
 
 タスクを管理する上で重要なポイント
 のひとつが、時間軸とどう結びつける
 か? という点です。
 
 いわゆる「To Doリスト」は、時間軸
 とは結びつけていないので、どうして
 も「先の見通しが立たない」ことが
 デメリットになってしまいます。
 
 これは、所要時間の長いタスクがある
 場合に顕著で、それらのタスクを実際
 にやれるのか(時間が足りるのか)と
 いう見通しが立たないのが、To Doリ
 スト方式の大きな問題点です。
 
 また、タスクをやるべきタイミングを
 つかみづらい点も問題で、先延ばしを
 生みやすくなってしまいます。
 
 
 しかし、逆に見れば、所要時間が短い
 タスクや、タイミングが多少ルーズで
 もいい(期限が特にない)タスクなら
 うまく管理できます。
 
 その典型が「買い物リスト」です。私
 も買い物リストはTo Doリスト形式で
 管理しています。
 (行き先別にリストを分けてます)
 
 仕事の場合も、期限がないタスクで
 「まとめて」「ついでに」やればいい
 タスクの管理には、To Doリスト形式
 が使えます。
 
 その場合は、買い物リストと同様に
 場所や相手先で分けたリストにして
 おくと便利です。
 
 
 ■ 時間軸との関係:時刻を決める
 
 タスクを時間軸と最も強く関連づける
 方法は、タスクの実行時刻をすべて
 決めてしまう方法です。私は「タイム
 スケジュール方式」と呼んでます。
 
 タスクを実行することも、アポイント
 メントと同様にタイムスケジュールに
 組み込んでしまうわけです。
 
 しかし、実際にこれを実践すると・・
 「予定外の仕事」が発生するたびに、
 スケジュールの修正が必要になるので
 非常に煩雑になります。
 
 計画を細かく立てるほど、計画通りに
 いかない・・というジレンマになって
 しまうわけです。
 
 
 そういう意味で、タイムスケジュール
 方式はおすすめできなくて・・・、
 私がおすすめする方法(時刻は決めず
 実行日だけ決める方法)の方が手間も
 少なくうまくいきます。
 
 しかし、部分的に取り入れる場合には
 タイムスケジュール式にもメリットが
 あります。この場合もタスクの所要時
 間がポイントです。
 
 たとえば、所要時間が長いタスクだけ、
 時刻を決めてスケジュール化しておく
 (アポイントメントと同様に入力する)
 というやり方は特に有効です。
 
 その時間帯をそのタスクのために確保
 しようという意識づけをしやすいし、
 うっかり他のアポイントメントを入れ
 てしまうのを防ぐ効果もあります。
 
 また、スケジュール共有している場合
 には他の人に予定を入れられないよう
 にブロックするという意味もあります。
 
 一方、時刻を決めるのは一部のタスク
 だけなので、予定外の仕事が入ったと
 きの修正の手間は少なくてすみます。
 
 
 このように、部分的に他の方法を取り
 入れると、メリットが得られる場合も
 あるんですね。
 
 ただし、くり返しになりますが、次の
 組み合わせはデメリットが多く、おす
 すめできませんのでご注意ください。
 ―――――――――――――――――
 ・所要時間が長いタスクを
  To Doリストで管理する
 
 ・所要時間が短めのタスクもすべて
  タイムスケジュール方式で管理する
 ―――――――――――――――――
 
 
 では、また来週お届けします!
 
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
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 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2018/03/19 : 【KKJ】624 いまさらだけど「何を・誰が・いつまでに」
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180319180000000.html 

2018/03/12 : 【KKJ】623 「何を取りに来たんだっけ?」の原因
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180312180000000.html 

2018/03/05 : 【KKJ】622 先が見えないのに期限が決まっている仕事
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180305180000000.html 
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

  http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
  reader_yuryo@mag2.com    (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
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【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 『営業サプリ』という名前の、営業パーソン向けサイトで
 私の連載が始まっています(現在第5回です)

 『時間貧乏からの脱却!ストレス「ゼロ」の時間管理術』
  https://www.eigyousapuri.jp/timemanage 
 (営業サプリのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 もうひとつ、連載が始まりました。

 『Study Hacker』というサイトでタイムマネジメントに
 ついて連載しています。第5回アップしました。

 『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』
  http://studyhacker.net/columns/mizuguchi-kazuhiko-time-management 
 (株式会社恵学社のサイトです)
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 『マナトピ』というサイトの取材を受けました。
  残業やタイムマネジメントについての話をしています。

 『年に500時間も家族の時間がつくれる!?
  仕事も家庭も両立したい今どきパパの時間術』
  http://manatopi.u-can.co.jp/life/180313_1844.html 
 (株式会社ユーキャンのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 昨年発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVDです。なかなか好評らしいですよ。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

  http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321 
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
  http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html 
 (日経BPマーケティングのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

_______________________________

【活動のお知らせ:講演など】

 1月に行った日経BP社「日経ビジネス Basic」セミナー、 
 4月以降も開催されます!

 働き方改革のためのタイムマネジメント基礎講座
 ~自分の仕事もチームの仕事も効率化できる時間管理術~
 (日経BP社 主催)

 (2018/4/27・9/19・12/14の3日程あります)
 http://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/180427/index.html 
 ――――――――――――――――――――――――――
 三菱UFJリサーチ&コンサルティング主催のセミナーが、
 東京と名古屋で開催されます。

 仕事の効率を高める時間管理術向上セミナー
 (三菱UFJリサーチ&コンサルティング 主催)

 2018年5月25日(金) 東京開催
  http://www.murc.jp/seminar/squet/tokyo/18t207 
 2018年6月5日(火) 名古屋開催
  http://www.murc.jp/seminar/squet/nagoya/18n209 
 ――――――――――――――――――――――――――
 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
_______________________________

【おすすめ書籍の紹介です】

 部下に読ませるならこれ。ロングセラーです。

 『たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法』
  (実務教育出版)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4788907550/ 


【4】編集後記
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 タスクを管理す
 る方法について
 は、ネット上で
 もいろいろ情報
 があります。

 ただ、それらを
 併用することの
 メリットや問題
 点について言及
 されていること
 はほとんどない
 のは、ちょっと
 気がかりでもあ
 るんですよね。

 いろいろ試して
 結局うまくいか
 ない・・なんて
 ことになってる
 人が多いのでは
 ないかと・・。

 今回の内容は、
 それに対する答
 の1つになると
 いいかな・・と
 思ってます。

 では、また来週!

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