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【KKJ】616 「いまの1分」と「あとの5分」(その2)

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 KKJ 【簡単・効果的な・時間管理術】
 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン
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    2018/01/22  Vol.616    http://www.bizark.co.jp/ 
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html 

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■第616回■ 「いまの1分」と「あとの5分」(その2)
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 目次

【1】今週のテーマ:「いまの1分」と「あとの5分」(その2)
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   「いまの1分」と「あとの5分」(その2)

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 こんにちは。水口です。
 
 先週は「いま1分使うことで、あとで
 5分節約できる」ことを見つけ、それ
 を実践することで、時間を節約できる
 場合がある、という話をしました。
 
 「時間をムダにしない」という意識を
 持っている人ほど、こういうことに
 敏感なんじゃないかと思います。
 
 ただ、私も昔からそうだったわけでは
 ありません。ちょっと例をあげて紹介
 したいと思います。
 
 
 ■ ファイルを保存するときに・・・
 
 私はもともとはせっかちな方だと思い
 ますが、そのせいで失敗することも
 多かったように思います。
 
 たとえば、パソコンで何か作業をして
 いるとき(しかも急いでいるとき)に、
 そのファイルを保存するときに・・・
 
 「名前をつけて保存」のウィンドウが
 開いて、そこからデータ用フォルダー
 を選択して、さらにそこから保存する
 フォルダーを選択して・・と操作する
 のがわずらわしくて、デスクトップに
 ファイルを保存してしまうことがよく
 ありました。
 
 そうしていると、デスクトップ上に
 ファイルがたまってきます。すると、
 今度はファイルを探すのに時間がか
 かるようになってきます。
 
 ※ デスクトップとデータ用のフォル
   ダーのどちらに置いたか覚えてい
   ない場合など、特に時間がかかり
   ますし、どちらが最新版か判別し
   にくくなったりします。
 
 「保存する場所を選択する」という
 時間を惜しんで、あとでそれ以上の
 時間をムダにしていたわけです。
 
 
 ■ 急いでいてもフォルダーを作る
 
 現在はそれとは逆の感じです。
 
 どんなに急いでいるときであっても、
 ファイルはその案件のフォルダーに
 保存するようにしています。
 
 また、新しい案件が発生したら、すぐ
 その案件用のフォルダーを作ります。
 
 ※ ですから、デスクトップには何も
   なく、見た人からびっくりされる
   こともあります。
 
 その結果、ファイルを探す時間を短縮
 できているんですね。これに慣れたら、
 もう前のやり方には戻れません。
 
 
 ■ 「リンク」を利用する
 
 他の例としては・・・
 
 以前の仕事での話ですが、自分のPC
 以外にあるデータを確認しなければい
 けない場面が多く、そのときには
 
 ・「ネットワーク」をクリック
  (昔は「マイネットワーク」でした)
 
 ・そこからサーバーまたはPCを選択
 
 ・フォルダーを選択し、さらにその中
  のフォルダーを選択し・・・
 
 とやっていましたが、これもちょっと
 した時間のムダになってしまいます。
 
 これを防ぐためには、そのフォルダー
 のショートカットを作り、たとえば、
 デスクトップに置いておくという方法
 があります。
 
 でも、その方法だとショートカットが
 多くなると、ちょっと煩雑になります。
 そこで一手間かけて、Excel上で整理
 したんです。
 
 Excelなどには、ワークシート上に
 「ハイパーリンク」を作る機能があり、
 それを使って、1クリックで必要な
 フォルダーを開けるようにしました。
 
 Excel上で整理すると、サーバー上の
 階層構造がわかるようにリンクを並べ
 ることもできますし、用途別に分けて
 整理することもできます。
 
 ※ こういうハイパーリンクは自分の
   PC内のフォルダーでも設定でき
   ます。うまく使うと便利ですよ。
 
 専用のワークシートを作り、そこに
 リンクを整理していくのは、ちょっと
 手間がかかります。
 
 でも、フォルダーがすぐに開けますし、
 1日に何回も使うものですから、作る
 のにかけた時間よりも、ずっと大きな
 時間の節約になります。
 
 
 
 これらの話、今にして思えば、なんで
 最初からこういうやり方をしなかった
 んだろうと不思議になりますが・・・。
 
 昔の私は「いま1分使うことで、あと
 で5分節約できる」ということを軽視
 していたんだと思います。いま思うと
 「センスないなあ・・」と思いますが。
 
 何か改善してみて、その効果や恩恵を
 感じる。そういう経験を積むことで、
 こういう効率化についてのセンスが
 高まるのかもしれませんね。
 
 部下の方に指導するときにも、まずは
 1つ改善してもらって、効果を実感
 してもらう。そういう流れで進めると
 いいと思いますよ。
 
 
 では、また来週お届けします!
 
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
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 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2018/01/15 : 【KKJ】615 「いまの1分」と「あとの5分」
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180115180000000.html 

2018/01/09 : 【KKJ】614 同じ土俵に乗せる
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180109180000000.html 

2017/12/18 : 【KKJ】612 「優先順位」は大ざっぱな方がいい(2)
 http://archives.mag2.com/0000190033/20171218180000000.html 
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

  http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
  reader_yuryo@mag2.com    (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
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【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 日経BPムックに、以前私が取材を受けた記事が再掲載
 されています。

 日経BPムック スキルアップシリーズ
 『40代を後悔しないためにやっておくべきこと』
  (私の記事は62~64ページです)
  http://ec.nikkeibp.co.jp/item/books/265190.html 
 (日経BP社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 以前紹介した、Work × IT(ワーク・イット)という
 サイトでの、第2弾の記事がアップされました!

 研修などでお伝えしていることを、このサイト向けに
 まとめてみたものです。

 『上司が今すぐ取り組むべき残業時間削減、
  仕事効率化7つの施策』
  https://workit.vaio.com/i-7-tips-to-make-work-efficient/ 
 (VAIO株式会社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 5月に発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVD、なかなか好評だそうです。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

  http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321 
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
  http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html 
 (日経BPマーケティングのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

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【活動のお知らせ:講演など】

 一般の方が受講できるセミナーのお知らせです。
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 新しいセミナーです。1月から3月にかけて東京日本橋に
 ある早稲田大学の施設で早朝セミナーを行います!

 実践的タイムマネジメントスキル

 2017/1/30スタート:全5回
 (早稲田大学社会人教育事業室 WASEDA NEO事務局 主催)
  https://wasedaneo.jp/waseda/asp-webapp/web/WWebKozaShosaiNyuryoku.do?kozaId=105076 
 ――――――――――――――――――――――――――
 1/26に日経BP社「日経ビジネス Basic」セミナーで 
 タイムマネジメントの講座を行います!

 働き方改革のためのタイムマネジメント基礎講座
 ~自分の仕事もチームの仕事も効率化できる時間管理術~
 (日経BP社 主催)

 2018/ 1/26(金) 13:00~17:00
 http://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/180126/index.html 
 ――――――――――――――――――――――――――
 2月に技術者・研究者向けのセミナーを行います!
 私も元研究開発部門でしたので、得意分野なんです。

 技術者・研究者のための効果的な時間管理術
 ~仕事の時間対効果を高める実践的タイムマネジメント~
 (株式会社情報機構主催)

 2018/ 2/13(火) 13:00~17:00
  http://www.johokiko.co.jp/seminar_chemical/AC180205.php 
 ――――――――――――――――――――――――――
 もうひとつ2月に技術者・研究者向けのセミナーを
 行います!

 技術者、研究者のための実践的な時間管理
 (R&D支援センター主催)

 2018/ 2/28(水) 10:30~16:30
  https://www.rdsc.co.jp/seminar/180248 
 ――――――――――――――――――――――――――
 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
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【おすすめ書籍の紹介です】

 「リーダー」的な立場をこなすために使える手法を
 紹介している本です。

 『部下を持つ人の時間術』 (実務教育出版)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4788910438/ 



【4】編集後記
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 先週、今週の話
 はタイムマネジ
 メントの手法と
 は違う部分で、
 時間を短縮でき
 る人とできない
 人には、どこに
 差があるのか?
 という観点で、
 私が感じている
 ことを紹介しま
 した。

 単純にいうと、
「センス」の問題
 と言えるかもし
 れませんが・・
 そのセンスを生
 むものは何か?
 という話です。

 自分自身のこと
 をふり返れば、
 経験がそういう
 センスにつなが
 るのではないか
 と思ってます。

 では、また来週!

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