夕方5時に帰宅する!EXCEL“事務処理"改善提案

【文書を作る】EXCELで文書を作るときに心しておくこと

カテゴリー: 2010年03月31日
 

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★もくじ:EXCELで文書を作るときに心しておくこと
 ■1■ Wordより使える?
 ■2■ EXCELで再現できないワープロ文書はない

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 ■1■ Wordより使える?
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今日は、EXCELでの文書作成についてお話しましょう。


最近、WordではなくEXCELで文書を作る人、
増えているように感じます。

実は、私も、Wordを使うんですが、
EXCELで文書作成した方がいいと思った時は、EXCELを使います。

Word の悪いところは、
行と行との間の空白が自由に決められないところです。
12ptならちょうどいいんですが、
14ptとワンサイズ文字を大きくすると急に行間が大きくなります。

その点、EXCELはそんなことはありません。
どんな大きさの文字でも行間を詰めて入力できます。
広く取りたい時は、セルの高さを変えればいいですし。

また、EXCELだとレイアウトを描きやすいです。
Wordでもできるといえばできますが、
ちょっと知識がないと難しいし、
EXCELほど細かく簡単にはできません。


ややもすると、
WordよりEXCELの方が文書作成しやすいのではないか
と思うくらいです。

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 ■2■ EXCELで再現できないワープロ文書はない
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EXCELなら、作ろうと思えば、
ワープロ等のパソコン以外の機械で作られた文書でも、
かなり高い精度で再現可能です。

私も、ある企業の伝票を、EXCELで再現製作したことがあります。
自分で言うのもなんですが、かなりうまくできました。
 見本の伝票: http://www.sinndar.biz/mag2/denpyoumihon.jpg
 EXCELファイル: http://www.sinndar.biz/mag2/0528_08.xls


あなたの会社でも、パソコンが普及する前に作った伝票や文書、
紙にコピーして使いまわしていませんか?

もしそうなら、その文書を見本にして、
「これをEXCEL上に再現しよう」と作ってみてください。

文字の大きさやフォントだけでなく、
表に使われている枠線も
できるだけ近づけるようにしましょう。


大変な作業ですが、もし、一つでも出来上がると、
あなたのEXCELの知識はかなりつきます。

また、これまで手書きでやっていたことも、
EXCELで自動処理できる可能性が高まります。
 ※ちなみに、先程挙げた見本は一品一品手書きでやっていた
  伝票作業を何とかしたい一心で作ったものの一部です。


★
一つだけアドバイス。
行き詰ったら、こうつぶやいてください。

 「実際にできた文書が手元にある。できないはずはない」
 「EXCELは高機能だ。どこかにできる方法があるはずだ」

あなたが再現しようとしている文書は、ほとんど
EXCELよりも大したことないワープロで作られています。

EXCELは、スゴイソフトです。
私も「こんなことができるのか」と
驚かされるようなことが今でもあるくらいです。

だから、時間をかければ、必ず再現できます。

「必ず方法はある」と思って頑張ってみてください。


 
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