真の経営者への道

【真の経営者への道】 第177講 ~仕事の段取り力~


カテゴリー: 2017年11月02日
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            ~ 真の経営者への道 ~

========================【 2017/11/2 Thu 】

<<<<<<<<<<<<<<<<< 永井晶也のメール講座【第177講】 >>>>>>>>>>>>>>>>>


「仕事の段取り力」

 
 ■常に生産性の高い仕事ができる人達には、間違いなく好ましい仕事
    の習慣が身についています。好ましい仕事の習慣には、さまざまな
  習慣がありますが、その中のひとつに“段取り”というものがあり
  ます。「仕事は段取り八分」という言葉がある通り、仕事の最終的
  な出来(ここでは生産性)は、事前の段取りの良し悪しでその大半
  が決まってしまうということです。好ましい段取りを行う習慣が身
    についている人達は、常に質の高いアウトプット(成果)を生み出
  す可能性が高いといえます。組織全体の生産性の向上を考える上で、
  個々人の段取り能力の向上は、重要な課題のひとつといえるでしょう。

 ■では、具体的に“仕事の段取り”とは、どういうものでしょう。大
  きくは、業務をその手順に従いタスクレベルまで分解することと、
  複数の業務のそれぞれのタスクを、最も効率的に行うための効果的
  な優先順位の付け方とでもいえるでしょう。この2つを効果的に実
  行できる習慣を身に付けた人達は、効率的なアウトプットを実現で
  きる可能性が高く、すなわち仕事ができる人と評価されることにな
  ります。では、それぞれにおいて、どういう点を注意すればよいで
  しょう。
  
 ■まず、業務の分解ですが、何より重要なことは、その業務の目的と
  (その目的に適った)ゴール設定です。業務の目的を見失っては、
  効率的にアウトプットを実現するどころか、ムダだらけの程度の低
  い仕事になってしまいます。また、目的を見失わないまでも、その
  目的を実現するための適切なゴール設定ができなければ、アウトプ
  ットには常に過不足が生じる可能性が高まります。目的に対して過
  不足の無いゴール設定をするということを、常に意識し、業務に取
  り組む必要があります。適切なゴール設定ができたなら、次は業務
  をタスクレベルに分解します。タスクとは、業務を構成する一塊の
  作業といえます。最も効率的に実行できるサイズのタスクに分解す
  ることができれば、ひとまずOKでしょう。あとは、各タスクをス
  ケジュールに落としていきますが、ここで重要なことが次の優先順
  位の付け方です。

 ■仕事の優先順位は、業務単位のくくりで言えば、一般的に言われる
  重要度と緊急度によって設定すればよいでしょう。ただし、現実的
  には重要度は軽視され、ほぼ緊急度によってのみ優先順位が付けら
  れる傾向にあります。この業務は、(成果を生み出すために)本当
  に重要度が高い仕事なのかどうかを慎重に判断する必要があります。
  大枠でそうした判断ができれば、次にタスクレベルの優先順位付け
  です。通常、一つの業務だけを行っているというケースは少ないも
  ので、ほとんど複数の業務を同時並行で行っています。その中で、
  それぞれに分解されたタスク(作業)をどういう優先順位で行うか
  的確に判断することができれば仕事の効率は劇的に上がることでし
  ょう。それには、ここのタスク(作業)について、できる限り的確
  な時間の見積りと、関係者の動きも想定したスケジュール設定がで
  きるかです。この二つを効果的に実践できれば、タスクレベルの優
  先順位付けもかなり効果的なものになるはずです。

 ■いかがでしょうか。仕事における段取り力がご理解いただけたと思
  います。こうした段取り力は、最初から身についているものではあ
  りません。常に意識を持って、繰り返し訓練するなかで、徐々に身
  についていくものです。そして、常により良い状態を目指し、試行
  錯誤で改善を続ける習慣を身に付けることが、最強の段取り力を身
  に付ける要諦なのです。


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