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【KKJ】635 勇気を持って、資料を減らそう


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 KKJ 【簡単・効果的な・時間管理術】
 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン
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    2018/06/04  Vol.635    http://www.bizark.co.jp/ 
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html 

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■第635回■ 勇気を持って、資料を減らそう
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 目次

【1】今週のテーマ:勇気を持って、資料を減らそう
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   勇気を持って、資料を減らそう

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 こんにちは。水口です。
 
 このメールマガジンの579号で「会議
 を減らそう」という話を書きました。
 
 その背景に労働時間の削減があります。
 
 現在、労働時間削減に取り組む職場が
 多いですが、単純に労働時間を削減す
 るだけではタスクに使う時間が大幅に
 削られてしまう問題が起こります。
 
 だから、アポイントメント(特に社内
 会議)の短縮も必須だと考えるべき。
 私はそう考えていて、経営者や管理職
 向けに話をするときにも、よく話題に
 出しています。
 
 今回は、それに少し関連した話で、
 会議資料についての話です。
 
 
 ■ 会議資料は膨張する
 
 「会議資料は膨張する」というのは、
 よく聞く話でもありますし、私も前の
 会社に勤めていたときに感じてました。
 
 会議の資料、特に定期的な会議の資料
 はだんだん増えていく傾向があって、
 資料が増えることはあっても、減るこ
 とは滅多にないという感じです。
 
 
 その理由もわかります。
 
 定期的な会議の資料は、前回の資料を
 参考に作ることが多いので、通常は前
 回と同様になります。
 
 でも、ときには「こういうデータも必
 要じゃないか?」という声があって、
 資料が増えることもあります。
 
 資料を増やすのがその一度だけなら
 (次回はその部分を削るのなら)いい
 のですが、実際にはそうならないこと
 が多いんですよね。
 
 そうやって資料が膨張していくことは
 あっても、収縮することはない・・と
 いうわけです。
 
 
 ■ 勇気を持って、資料を減らそう
 
 そもそも、会議の資料はなかなか削り
 にくいというか、削るのにはちょっと
 勇気がいると思います。
 
 「念のために、このデータもあった方
 がいい」と言われると、追加しておく
 方がいいかな?と思ってしまいます。
 「そのデータはつけない」と判断する
 のは、ちょっと勇気がいるんですよね。
 
 ただ、そうやって資料を増やしていく
 と、次回以降もそうしなければいけな
 いような気がしてきます。そうしない
 と手を抜いていると思われそうですし。
 
 これは自分だけでなく、後任者がそれ
 を踏襲したり、他の部署にも波及して
 いくこともあります。
 
 ですから、資料を減らしていくことは
 自分のためだけでなくて、組織全体の
 ためでもあるんです。
 
 だから「勇気を持って資料を減らす」
 ことも必要だと思います。
 
 
 考えてみれば・・・
 
 そもそも、「○○もあった方がいい」
 とか「念のために」と言い出すと切り
 がないですし・・、
 
 「○○もあった方がいいんじゃない」
 とか言う人は、結構無責任に発言して
 いることも多いです。自分が作るわけ
 ではないので、手間(時間)と効果を
 天秤にかけて考えていません。
 
 直接作る(作らせる)人が判断するこ
 とが必要です。
 
 
 ■ 「最低限必要な資料」を明確に
 
 組織全体として、こういう傾向を防ぐ
 ためには余分な資料を作らない(作ら
 せない)ことが必要です。
 
 特に必要があるときには、オプション
 的に追加資料をつけてもいいけれど、
 そうでないときにはつけない。
 
 「原点に戻る」という感じですね。
 
 
 それを判断しやすくするために、それ
 ぞれの会議の「最低限必要な資料」を
 明確にしておくことをおすすめします。
 (これ、意外と決まってないですよね)
 
 「最低限必要な資料」が明確であれば
 原点に戻りやすいので、資料の膨張を
 防ぎやすくなります。
 
 これを決めるには、少し考えないとい
 けないので少し手間はかかりますが、
 一度決まってしまえば後は楽です。
 
 心当たりのある方は、試してみては
 いかがでしょうか?
 
 
 では、また来週お届けします!
 
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
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 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2018/05/28 : 【KKJ】634 「あえて優先順位を考えない」ルール
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180528180000000.html 

2018/05/21 : 【KKJ】633 「5分間ルール」実践のために
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180521180000000.html 

2018/05/14 : 【KKJ】632 終わったタスクを見る?見ない?
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180514180000000.html 
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

  http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
  reader_yuryo@mag2.com    (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
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【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 「withnews」というサイトの「城崎広告」という
 記事で取材を受けました。漫画やキャラクターの
 会話もあって面白くまとまってます。

 「5分だけ」から長話する人の対応は?
  時間管理は「仕事の見える化」
  https://withnews.jp/article/f0180329005qq000000000000000W07r10301qq000017075A 
 (朝日新聞社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『営業サプリ』という名前の、営業パーソン向けサイトで
 私の連載が始まっています(第9回アップしました)

 『時間貧乏からの脱却!ストレス「ゼロ」の時間管理術』
  https://www.eigyousapuri.jp/timemanage 
 (営業サプリのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『Study Hacker』というサイトでの連載が完結しました。
  (全10回です)

 『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』
  http://studyhacker.net/columns/mizuguchi-kazuhiko-time-management 
 (株式会社恵学社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 昨年発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVDです。なかなか好評らしいですよ。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

  http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321 
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
  http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html 
 (日経BPマーケティングのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

_______________________________

【活動のお知らせ:講演など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 三菱UFJリサーチ&コンサルティング主催のセミナーが、
 東京と名古屋で開催されます。

 仕事の効率を高める時間管理術向上セミナー
 (三菱UFJリサーチ&コンサルティング 主催)

 東京開催 : 5/25の回は終了致しました。12/6にも行います。
 名古屋開催:2018年6月5日(火)
  http://www.murc.jp/seminar/squet/nagoya/18n209 
 ――――――――――――――――――――――――――
 
 そのほかに・・・

 8/7には東京商工会議所で1日セミナーを行います。
  http://event.tokyo-cci.or.jp/event_detail-81604.html 

 9/4には大阪商工会議所で1日セミナーを行います。
  http://www.osaka.cci.or.jp/event/seminar/201805/D27170905027.html 

 日経BP社での「日経ビジネス Basic」セミナー(半日)
 は9/19と12/14に行います。
 http://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/180427/index.html 

 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
_______________________________

【おすすめ書籍の紹介です】

 部下に読ませるならこれ。ロングセラーです。

 『たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法』
  (実務教育出版)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4788907550/ 


【4】編集後記
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 定期的な会議な
 どの資料は毎回
 行っていくうち
 に、内容がブラ
 ッシュアップさ
 れていくことが
 あり、これはい
 いことですよね。

 でも、作成する
 手間や時間が膨
 張していくよう
 では困るので、
 基準があった方
 がいいのでは?
 というのが今回
 の主旨でした。

 心当たりのある
 人は結構多いん
 じゃないかと思
 いますけど・・。

 では、また来週!

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