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【KKJ】633 「5分間ルール」実践のために


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 KKJ 【簡単・効果的な・時間管理術】
 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン
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    2018/05/21  Vol.633    http://www.bizark.co.jp/ 
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html 

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■第633回■ 「5分間ルール」実践のために
_______________________________
 目次

【1】今週のテーマ:「5分間ルール」実践のために
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   「5分間ルール」実践のために

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 こんにちは。水口です。
 
 先日行った研修で頂いたご感想の中に、
 「5分間ルール」について書いて頂い
 ているものがありました。
 
 今週はこの「5分間ルール」を紹介し
 ていきましょう。
 
 
 ■ 「5分間ルール」とは?
 
 このメルマガでも以前紹介しましたし
 (344号)、『部下を持つ人の時間術』
 という本でも紹介していますが、
 
 5分間ルールというのは
 ―――――――――――――――――
 5分以内に終わると判断した仕事は
 後回しにせず、その場で終わらせる。
 ―――――――――――――――――
 というルールです。
 
 問い合わせや部下からの質問への対応、
 メールの返信や書類の処理など、5分
 あれば終わる仕事はいろいろあります。
 
 5分以内で終わるのであれば、それを
 積み残すよりも、その場で終わらせる
 方がいい結果となることが多いです。
 (5分ならあまり負担じゃないですし)
 
 だから、その場でやってしまおうと
 いうのが「5分間ルール」です。
 
 
 ■ 「5分間ルール」を作った理由
 
 私がこのルールを決めたのは、タスク
 を書きとめるようになってからです。
 
 私は自分の記憶を当てにしないように
 しているので、短時間で終わる用件も
 書きとめます。
 
 しかし、短時間で終わる用件なのに、
 いちいちタスクとして書くのも面倒。
 
 それより、その場でやってしまう方
 がいいんじゃない? 
 
 そんな単純な発想が、5分間ルール
 の元になっています。
 
 
 でも、実際これをやってみると、いろ
 いろメリットを感じるんですよね。
 
 まず、細かい用件を積み残さないので、
 気分的にスッキリします。
 
 タスクの数がむやみに増えなくて済む
 ので、タスク管理が少し楽になります。
 
 さらに、どうせ同じ仕事をするのなら、
 ―――――――――――――――――
 ・後回しにする(書きとめる)
 ・後でそれを見て「やろう」と判断し、
  実行する
 ―――――――――――――――――
 という流れよりも、
 ―――――――――――――――――
 ・その場で実行する
 ―――――――――――――――――
 だけの方が所要時間は短いです。
 (結果的に時間を節約できます)
 
 また、相手を待たせずに済む(人の仕
 事を止めなくて済む)のも組織全体で
 考えた場合にメリットになります。
 
 
 こんなふうにメリットが多いのが、
 「5分間ルール」です。
 
 
 ■ なぜルールにするのか?
 
 最初に話に出た、「5分間ルール」に
 ついて頂いたご感想というのは・・・、
 ―――――――――――――――――
 (5分間ルールについて)
 「ルールだからやらなければならない」
 とすると、言い訳できなくていい。 
 ―――――――――――――――――
 というご感想でした。
 
 これは、まさに私も感じていることで、
 それをご理解くださっていることが私
 としてはうれしいです。
 
 
 先ほどから話をしている5分間ルール
 の最大のポイントかもしれないのが、
 これが「考え方」や「教訓」ではなく、
 ―――――――――――――――――
 「ルール」だから一律に実施する
 (基本的に例外や言い訳は認めない)
 ―――――――――――――――――
 という点にあります。
 
 もちろん、アポイントメントの時刻が
 迫っているような場合は無理ですが、
 そうでなければ必ずやるのが基本です。
 (「忙しい」と思っていてもです)
 
 ときには「いやだなあ・・・」とか、
 「面倒くさいなあ」と思う用件もあり
 ますが、「ルール」だから実行します。
 
 でも、やってしまえば気が楽になるの
 で「ルール」に従って良かったんだと
 実感します。
 
 そのくり返しで、こういう行動が定着
 してくる感じです。
 
 
 逆にもし「ルール」として認識してい
 なければ、何か言い訳をつけて後回し
 することが多いと思います。それだと
 なかなか行動は変わらないですよね。
 
 「ルール」にすることには、割と重要
 な意味があるんですね。
 
 
 
 最後に「5分」の由来について・・・
 
 「5分」には特別な意味があるわけで
 はなく、経験値としてこのぐらいが
 いいだろうと判断した数字です。
 
 後に知ったのですが、同様のルールを
 「2分」で提唱している人もいます。
 ただ、私は2分ではちょっと短すぎる
 (後回しにするものが増えすぎる)と
 感じていて、5分をおすすめします。
 
 「5分なら、6個やっても30分」と
 考えると、全体への影響がそう大きく
 ないことも分かって頂けると思います。
 
 
 では、また来週お届けします!
 
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
_______________________________

 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2018/05/14 : 【KKJ】632 終わったタスクを見る?見ない?
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180514180000000.html 

2018/05/07 : 【KKJ】631 「あと○日ある」という誤解
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180507180000000.html 

2018/05/01 : 【KKJ】630 「終わったタスク」が見えること
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180501180000000.html 
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

  http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
  reader_yuryo@mag2.com    (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
_______________________________

【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 「withnews」というサイトの「城崎広告」という
 記事で取材を受けました。漫画やキャラクターの
 会話もあって面白くまとまってます。

 「5分だけ」から長話する人の対応は?
  時間管理は「仕事の見える化」
  https://withnews.jp/article/f0180329005qq000000000000000W07r10301qq000017075A 
 (朝日新聞社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『営業サプリ』という名前の、営業パーソン向けサイトで
 私の連載が始まっています(第7回アップしました)

 『時間貧乏からの脱却!ストレス「ゼロ」の時間管理術』
  https://www.eigyousapuri.jp/timemanage 
 (営業サプリのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 もうひとつ、連載をやってます。

 『Study Hacker』というサイトでタイムマネジメントに
 ついて連載しています。予定通り第10回で完結しました!

 『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』
  http://studyhacker.net/columns/mizuguchi-kazuhiko-time-management 
 (株式会社恵学社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『マナトピ』というサイトの取材を受けました。
  残業やタイムマネジメントについての話をしています。

 『年に500時間も家族の時間がつくれる!?
  仕事も家庭も両立したい今どきパパの時間術』
  http://manatopi.u-can.co.jp/life/180313_1844.html 
 (株式会社ユーキャンのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 昨年発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVDです。なかなか好評らしいですよ。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

  http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321 
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
  http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html 
 (日経BPマーケティングのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

_______________________________

【活動のお知らせ:講演など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 明後日開催です!!

 先日まで連載記事を書いていた「Study Hacker」で
 タイムマネジメントのセミナーを行います!

 タイムマネジメントで“働き方改革”を実現!
 プロに教わる「タスク管理術」
 (Study Hacker 主催)

 2018年5月23日(水) 19:30 - 21:30
 http://studyhacker.net/columns/square-20180523-time-management

 (Facebookにも案内があります↓)
  https://www.facebook.com/events/362398787606980/ 
 ――――――――――――――――――――――――――
 三菱UFJリサーチ&コンサルティング主催のセミナーが、
 東京と名古屋で開催されます。

 仕事の効率を高める時間管理術向上セミナー
 (三菱UFJリサーチ&コンサルティング 主催)

 2018年5月25日(金) 東京開催
  http://www.murc.jp/seminar/squet/tokyo/18t207 
 2018年6月5日(火) 名古屋開催
  http://www.murc.jp/seminar/squet/nagoya/18n209 
 ――――――――――――――――――――――――――
 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
_______________________________

【おすすめ書籍の紹介です】

 部下に読ませるならこれ。ロングセラーです。

 『たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法』
  (実務教育出版)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4788907550/ 


【4】編集後記
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 その場その場の
 判断って、必ず
 しも(結果的に)
 正しいとは限ら
 ないですよね。

 ちょっと焦って
 いると、何でも
 後回しにしてし
 まうとか・・。

 そんな失敗を防
 ぐのが「ルール」
 なんですね。

 他にも役立って
 いるルールはあ
 って、以前紹介
 したこともあり
 ますが、機会が
 あればまた紹介
 してみます。

 では、また来週!

 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
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