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【KKJ】631 「あと○日ある」という誤解


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 KKJ 【簡単・効果的な・時間管理術】
 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン
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    2018/05/07  Vol.631    http://www.bizark.co.jp/ 
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html 

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■第631回■ 「あと○日ある」という誤解
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 目次

【1】今週のテーマ:「あと○日ある」という誤解
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   「あと○日ある」という誤解

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 こんにちは。水口です。
 
 前々回のこのメルマガで「仕事を擬人
 化してみたら」という話を書きました。
 ―――――――――――――――――
 アポイントメントは厳格で怖い人
 タスクは楽観的な面もある控えめな人
 予定外の仕事はかなり押しが強い人
 ―――――――――――――――――
 という感じです。
 
 もちろん、仕事に人格のようなものが
 あるわけではありませんから・・・、
 
 これらは、私たちがそれぞれの仕事を
 どうとらえているか?を反映している
 ものなんですね。
 
 そしてこの擬人化は、その人数により
 大きく変わります・・・。
 
 
 ■ 集団になったときの違い
 
 前回書いていない話ですが、これらの
 仕事が1つか複数かで、私たちの感じ
 方は大きく違ってきます。
 
 
 アポイントメントがやってくるときは
 基本的に1つです。アポイントメント
 は時刻指定の仕事なので当然です。
 
 同時に2つのアポイントメントが発生
 したら相当あわてますが、これは明ら
 かな失敗例なので普段は起こりません。
 いわゆる「ダブルブッキング」ですね。
 
 
 予定外の仕事も、たいていは1つずつ
 飛び込んできます。複数発生したとき
 にも1つずつ対応していきます。人と
 話しているときに電話が鳴った場合、
 普通は同時には対応できないです。
 
 
 一方、タスクは複数で私たちの目の前
 に現れることがあります。
 
 典型的なのが、私も昔やってましたが、
 パソコンのディスプレイの周りなどに
 ふせんに書いたタスクが大量に貼って
 あるような状態です。
 
 これ、普段は意外と気になりません。
 (慣れって怖いですよね・・・汗)
 
 でも、タスクの期限が迫ってきた頃に
 なって、あまり時間が残っていないと
 急に気づいて、あわてたりします。
 
 これ、複数のタスクに「早くやれよ」
 と迫られているような感じです。気づ
 いたときには焦りますね・・・。
 
 
 ■ 「あと○日ある」という誤解
 
 ちょっと単純な例で考えてみましょう。
 
 たとえば、1つのタスクだけを見て、
 ―――――――――――――――――
 そのタスクをやるのに2日ほどかかる
 期限まではあと3日ある
 ―――――――――――――――――
 という状況だと「まだ余裕がある」と
 判断してしまうことがあります。
 
 実際には予定外の仕事が発生すること
 を考慮すると、この時点で余裕はほぼ
 ないですが、それは置いておいて・・
 
 他のタスクを見て、
 ―――――――――――――――――
 そのタスクをやるのに2日ほどかかる
 期限まではあと3日ある
 ―――――――――――――――――
 という状況なら、やはり余裕があると
 感じます。でも、2つ合わせると明ら
 かに時間が足りませんよね・・・。
 
 「あと3日ある」のは事実ですけど、
 その3日を1つのタスクだけに使える
 わけではないので、実際には時間が足
 りていないわけです。
 
 
 1つ1つを見れば余裕がある。でも、
 タスク全体を見ると、余裕がない。
 
 そんな単純なことに気がつきにくいの
 が、タスクという仕事です。
 
 一人一人を見れば気の弱い、優しい人
 だけど、集団になると怖くなる・・。
 そんな感じもします。
 
 
 これは、タスクが時間にひもづいてい
 ないという特徴と関連しています。
 
 実行する時刻が指定されているわけで
 はないので、ついつい
 ―――――――――――――――――
 ・期限までのリードタイム
 ・そのタスクをやるのに必要な時間
 ―――――――――――――――――
 この2つだけで余裕の有無を判断して
 しまうわけです。
 
 これは先のふせんや、単純なTo Do
 リスト形式でのタスク管理で起こりや
 すい問題です。
 
 ※ これは第625号で述べたこととも
   関連しています。
 
 
 私の場合、これを「実行日別リスト」
 にすることで、この問題を解消できた
 わけですが、これはタスクの大群衆を
 (各日付の)小グループに分けるよう
 なものです。
 
 大群衆だと怖いですが、少人数だと
 対処しやすくなるわけですね。
 
 タスクと時刻をひもづける方法は複数
 ありますが、総合的に見てメリットが
 多いおすすめの方法が実行日別リスト
 です。未経験の方はぜひお試しを。
 
 
 では、また来週お届けします!
 
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
_______________________________

 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2018/05/01 : 【KKJ】630 「終わったタスク」が見えること
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180501180000000.html 

2018/04/23 : 【KKJ】629 仕事を擬人化してみたら・・・
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180423180000000.html 

2018/04/16 : 【KKJ】628 いい意味で「仕事をしない上司」
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180416180000000.html 
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

  http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
  reader_yuryo@mag2.com    (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
_______________________________

【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 「withnews」というサイトの「城崎広告」という
 記事で取材を受けました。漫画やキャラクターの
 会話もあって面白くまとまってます。

 「5分だけ」から長話する人の対応は?
  時間管理は「仕事の見える化」
  https://withnews.jp/article/f0180329005qq000000000000000W07r10301qq000017075A 
 (朝日新聞社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『営業サプリ』という名前の、営業パーソン向けサイトで
 私の連載が始まっています(第7回アップしました)

 『時間貧乏からの脱却!ストレス「ゼロ」の時間管理術』
  https://www.eigyousapuri.jp/timemanage 
 (営業サプリのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 もうひとつ、連載をやってます。

 『Study Hacker』というサイトでタイムマネジメントに
 ついて連載しています。予定通り第10回で完結しました!

 『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』
  http://studyhacker.net/columns/mizuguchi-kazuhiko-time-management 
 (株式会社恵学社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『マナトピ』というサイトの取材を受けました。
  残業やタイムマネジメントについての話をしています。

 『年に500時間も家族の時間がつくれる!?
  仕事も家庭も両立したい今どきパパの時間術』
  http://manatopi.u-can.co.jp/life/180313_1844.html 
 (株式会社ユーキャンのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 昨年発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVDです。なかなか好評らしいですよ。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

  http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321 
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
  http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html 
 (日経BPマーケティングのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

_______________________________

【活動のお知らせ:講演など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 1月に行った日経BP社「日経ビジネス Basic」セミナー、 
 先週行いました! 9月と12月にもやります!

 働き方改革のためのタイムマネジメント基礎講座
 ~自分の仕事もチームの仕事も効率化できる時間管理術~
 (日経BP社 主催)

 (2018/4/27・9/19・12/14の3日程あります)
 http://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/180427/index.html 
 ――――――――――――――――――――――――――
 三菱UFJリサーチ&コンサルティング主催のセミナーが、
 東京と名古屋で開催されます。

 仕事の効率を高める時間管理術向上セミナー
 (三菱UFJリサーチ&コンサルティング 主催)

 2018年5月25日(金) 東京開催
  http://www.murc.jp/seminar/squet/tokyo/18t207 
 2018年6月5日(火) 名古屋開催
  http://www.murc.jp/seminar/squet/nagoya/18n209 
 ――――――――――――――――――――――――――
 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
_______________________________

【おすすめ書籍の紹介です】

 部下に読ませるならこれ。ロングセラーです。

 『たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法』
  (実務教育出版)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4788907550/ 


【4】編集後記
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 仕事を擬人化す
 ることは、それ
 らの仕事に対す
 る自分の感じ方
 を表すために役
 に立つのかな?
 という気がして
 います。

 そして、それら
 には必ず理由が
 あるはずで・・
 それがそれぞれ
 の仕事の特徴と
 関連しているん
 ですね。

 さらに・・・
 仕事のタスクと
 プライベートの
 タスクを擬人化
 すると、その人
 の価値観などが
 見えてくるのか
 もしれません。

 では、また来週!

 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
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