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【KKJ】627 自分のなかの「部分最適」「全体最適」


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 KKJ 【簡単・効果的な・時間管理術】
 ビズアーク時間管理術研究所 メールマガジン
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    2018/04/09  Vol.627    http://www.bizark.co.jp/ 
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html 

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■第627回■ 自分のなかの「部分最適」「全体最適」
_______________________________
 目次

【1】今週のテーマ:自分のなかの「部分最適」「全体最適」
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   自分のなかの「部分最適」「全体最適」

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 こんにちは。水口です。
 
 組織論や経営論の中で使われる言葉に
 「全体最適」「部分最適」という用語
 があります。聞いたことのある方も
 多いと思います。
 
 各部門がそれぞれ、自部門の生産性を
 高めるのが「部分最適」で、組織全体
 として生産性を高めるのが「全体最適」
 ということです。
 
 
 ■ 部分最適と全体最適
 
 私が一番なじみのある話で言うと・・
 
 工場で、あるひとつの工程の生産性を
 高めるためには、稼働率を上げること
 が有効です。とにかく設備を止めずに
 たくさんものを作れば、1つあたりの
 コストは下がります。
 (これが部分最適のひとつの例です)
 
 でも、売れる以上に製品を作ったり、
 使われる以上に部品を作れば、在庫が
 積み上がってくるわけで、組織全体と
 しての収益性は下がってしまいます。
 (全体最適になっていないわけです)
 
 これってトヨタ生産方式などで、よく
 言われる話です。こうならないように
 在庫量を適正化する仕組みがジャスト
 インタイムと呼ばれる方法ですね。
 
 
 話を戻して、この部分最適と全体最適
 というのは、組織としての話ですが、
 個人としてのタイムマネジメントにも、
 これと似た部分があるように思います。
 
 
 ■ その場の最適と長期的な最適
 
 ひとりの人の行動を、時間軸を変えて
 見た場合・・、その場(そのとき)に
 最適だと思える行動と、長期的に見て
 最適な行動は違う場合があります。
 
 
 ひとつの例が、「その場しのぎ」的な
 行動です。
 
 たとえば、私は昔はよく、報告書など
 を期限ギリギリに仕上げることがあり
 ました。そういうときには、ついつい
 「その場しのぎ」で動きます。
 
 期限ギリギリであわてているので、
 報告書や、それに使った元データの
 ファイルなどは適当に保存してしま
 います。
 
 「とりあえずデスクトップに保存」
 というパターンが多かったですが、
 ときには、本来は置くべきではない
 フォルダーに保存してしまうことも
 ありました。
 
 そのときは「急いでいるので仕方ない」
 とか、「覚えているから大丈夫」とか
 思っているわけですが・・・。
 (危険な言葉ですね)
 
 後日、それらのファイルを探すのに
 手間取ったり、見つかったファイルが
 本当に最終版なのか自信を持てなくて
 確認に手間がかかったりすることも
 ありました・・・。
 
 
 冷静に考えれば、後で確実に分かるよ
 うに保存しておく方が、トータルでの
 効率は高いですよね。
 
 いまは、急いでいるときであっても、
 ファイルの保存場所はちゃんと選びま
 すし、デスクトップに保存することも
 ありません。もちろん、その方が全体
 としての効率は高いです。
 
 いま思えば、昔の私は目先の数十秒を
 惜しんで、後に数分(ときには数十分)
 を失っていたという感じだったんです。
 
 
 この「その場しのぎ」で行動するのが、
 先ほどの「部分最適」に似ていて・・、
 
 急いでいるときでもちゃんと保存する
 のが「全体最適」に似てる気がします。
 
 もちろん同じ人物なんですが、目先の
 ことに追われると、判断が変わること
 があるんですね。
 
 
 ■ 「ルール」を徹底することも必要
 
 こういう経験があったので、私は現在
 は、ファイルの保存場所(フォルダー
 の作り方)などは、はっきり決めてい
 て、必ず守るようにしています。
 
 ※ もちろん分類方法に完璧はないの
   で、いまも試行錯誤している部分
   がありますが、研修や講演などの
   通常業務ではうまくできてます。
 
 これ、自分としては「ルール」として
 けっこう厳しく守ってます。逆にいう
 と、「ルール」という意識がないと、
 守れなかった気がしています。
 
 いまだに「ちょっとここに置いとこう」
 みたいに「その場しのぎ」に走りたい
 気持ちがわいてくることってあります
 からね・・・。
 
 それだけ、時間軸のなかで「全体最適」
 を目指すのは大変なのかもしれません。
 ルールで縛る部分も必要だと思います。
 ―――――――――――――――――
 ご参考に・・・
 
 他には「タスクはできるだけその場で
 すぐに書く」というのも、最初の頃は
 ルールとして認識していました。
 
 いまは「書かない方が気持ち悪い」と
 いう感覚が強くなってるので、ルール
 という意識はあまりありません。
 
 上記のファイルのルールも、これと
 同じようになってくるかもしれません。
 ―――――――――――――――――
 
 
 では、また来週お届けします!
 
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
_______________________________

 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2018/04/02 : 【KKJ】626 自分の判断のクセに気づく
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180402180000000.html 

2018/03/26 : 【KKJ】625 タスク管理の組み合わせ方
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180326180000000.html 

2018/03/19 : 【KKJ】624 いまさらだけど「何を・誰が・いつまでに」
 http://archives.mag2.com/0000190033/20180319180000000.html 
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
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  http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
  reader_yuryo@mag2.com    (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
_______________________________

【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 「withnews」というサイトの「城崎広告」という
 記事で取材を受けました。漫画やキャラクターの
 会話もあって面白くまとまってます。

 「5分だけ」から長話する人の対応は?
  時間管理は「仕事の見える化」
  https://withnews.jp/article/f0180329005qq000000000000000W07r10301qq000017075A 
 (朝日新聞社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『営業サプリ』という名前の、営業パーソン向けサイトで
 私の連載が始まっています(現在第5回です)

 『時間貧乏からの脱却!ストレス「ゼロ」の時間管理術』
  https://www.eigyousapuri.jp/timemanage 
 (営業サプリのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 もうひとつ、連載をやってます。

 『Study Hacker』というサイトでタイムマネジメントに
 ついて連載しています。第6回アップしました。

 『仕事も学びも効率化 目からウロコの時間管理術』
  http://studyhacker.net/columns/mizuguchi-kazuhiko-time-management 
 (株式会社恵学社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『マナトピ』というサイトの取材を受けました。
  残業やタイムマネジメントについての話をしています。

 『年に500時間も家族の時間がつくれる!?
  仕事も家庭も両立したい今どきパパの時間術』
  http://manatopi.u-can.co.jp/life/180313_1844.html 
 (株式会社ユーキャンのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 昨年発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVDです。なかなか好評らしいですよ。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

  http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321 
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
  http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html 
 (日経BPマーケティングのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

_______________________________

【活動のお知らせ:講演など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 先週紹介した、早稲田大学の施設でのセミナーです。
 東京のCOREDO日本橋の中にあるんです。

 実践的タイムマネジメントスキル
 2018/4/10 の体験会はこちら↓
  https://wasedaneo.jp/waseda/asp-webapp/web/WWebKozaShosaiNyuryoku.do?kozaId=121081 

 2018/4/17 スタート:全5回 がこちら↓です。
 (早稲田大学 社会人教育事業室主催)
  https://wasedaneo.jp/waseda/asp-webapp/web/WWebKozaShosaiNyuryoku.do?kozaId=120743 

 ――――――――――――――――――――――――――
 1月に行った日経BP社「日経ビジネス Basic」セミナー、 
 4月以降も開催されます!

 働き方改革のためのタイムマネジメント基礎講座
 ~自分の仕事もチームの仕事も効率化できる時間管理術~
 (日経BP社 主催)

 (2018/4/27・9/19・12/14の3日程あります)
 http://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/180427/index.html 
 ――――――――――――――――――――――――――
 三菱UFJリサーチ&コンサルティング主催のセミナーが、
 東京と名古屋で開催されます。

 仕事の効率を高める時間管理術向上セミナー
 (三菱UFJリサーチ&コンサルティング 主催)

 2018年5月25日(金) 東京開催
  http://www.murc.jp/seminar/squet/tokyo/18t207 
 2018年6月5日(火) 名古屋開催
  http://www.murc.jp/seminar/squet/nagoya/18n209 
 ――――――――――――――――――――――――――
 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
_______________________________

【おすすめ書籍の紹介です】

 部下に読ませるならこれ。ロングセラーです。

 『たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法』
  (実務教育出版)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4788907550/ 


【4】編集後記
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 いまはよく分か
 るのですが・・、

 デスクトップに
 ファイルを置く
 のって、決して
 使い勝手はよく
 ないんですね。
 いろいろ開くと
 デスクトップは
 見えなくなりま
 すし・・・。

 いまは仕事用の
 親フォルダーは
 ツールバー上に
 登録してます。
 この方がすぐに
 開けるのでいい
 んですよね。

 もちろん、その
 フォルダーの中
 は案件別に分類
 してあります。

 では、また来週!

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