「問題解決」メルマガセミナー!

【問題解決メルマガセミナー】混沌とした問題の抽出と整理法!


カテゴリー: 2017年01月11日
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明けましておめでとうございます。

本年もどうぞよしくお願いいたします。

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■コンピテンシーは仕事のできる人の行動特性です。
■仕事のできる人は問題解決力優れています。

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             ◆◆「問題解決」メルマガセミナー◆◆

        ●この記事の知人、同僚、友人への転送は大いに歓迎です。●

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<ご挨拶>

問題解決の事例やノウハウを公開してまいります。どうか末永くお付き合いをいただくよう
お願いいたします。

            彩愛コンサルピア代表 下山明央

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            「問題解決力コンピテンシーを磨く!」
      
          <第342回>「混沌とした問題の抽出と整理法!」

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企業は生き物だ。だから毎日のように問題が発生する。それを迅速に解決して再発防止に
結び付けている企業ばかりではない。
未解決の問題が蓄積し、大きなマグマとなり、やがて爆発する。大きな社会問題にまで発
展し、下手をすると廃業や倒産にまで追い込まれる。
本メルマガでは、問題のジャンルは問わず、多くの問題を取り上げ、解決のノウハウを公
開する。

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■問題の発生原因には、二つある。一つは「直接原因」で二つ目が「動機的原因」である。
 この二つの切り分けを行い、「動機的原因」を追求して再発防止対策を講じれば、同じ
 問題・類似の問題の発生に歯止めがかかり、問題の発生頻度も激減する。「動機的原因」
 の追求こそが大事なのだ。■

<今回のメニュー>【異業種にこそ、ヒント山積!】
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【1】ブレーンストーミングで問題を抽出整理する!
【2】抽象化と問題解決のアプローチを議論する!
【3】具体策の設定
【4】今日のポイント
【5】編集後記

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会社や組織が存在する限り必ず問題が発生する。公務員の組織の場合、関係者たちは「問
題は存在していない状態」に逃避したがる。東京都の「豊洲盛り土未実施問題」がいい例
だ。横浜市の「福島からの自主避難男子生徒いじめ事件」もいい例だ。

会社は生きているから毎日のように問題が発生している。だからトップにも社員にも「問
題解決力」が求められる。問題はボヤのうちに消さなければならない。消しそびれると大
火になり、大勢の人に迷惑をかける結果となり、トップが冷や汗をかきながら記者会見を
することになる。記者の厳しい質問にたじたじとなり、「再発防止をしっかり取ります」
など自信なさそうに答える。責任をとって辞任した経営者も多いが多くの場合再発してい
る。

そこで今回から、数回に分けて「問題解決力コンピテンシーを磨く!」と言うテーマで連
載することにする。



【1】ブレーンストーミングで問題を整理する!

問題が発生してから対策を採るか、未然に防止するか、それが岐路だ。ひとたび問題が発
生してしまえばお客様や関係する各方面に多大な迷惑をおかけする。自社も相当の損害を
被ることになる。当然のことながら未然防止にエネルギーを注ぐべきだ。

社内の各部署のキーマンに集まってもらい、ブレーンストーミング形式でわが社が抱えて
いる問題をランダムに抽出・列挙することから始めるのがよい。一通り問題を列挙できた
ならば、それぞれの問題が何に帰属する問題かを議論して関係線を引く。

例えば「社員の定着率が悪い」と言う問題が挙げられたとしよう。帰属候補の問題は「人
事労務管理の問題」、「人間関係の問題」、「処遇に関する問題」、「本人の自分探しの
問題」などが考えられそうだ。その結果「社員の定着率が悪い」から4つの帰属候補の問
題に向けて線を引くことができるだろう。

例えば「生産性が低い」と言う問題が挙げられたとしよう。「品質管理の問題」、「教育
訓練の問題」、「設備の問題」、「治工具類問題」、「効率管理の問題」、「モチベーシ
ョンの問題」などが考えられそうだ。このように考えると6つの帰属候補の問題に向けて
線を引くことができるだろう。

このような考え方で整理していくとたくさん挙げられた問題がいくつかの帰属する問題に
グルーピングされて問題の本質が見えてくるのだ。



【2】抽象化と問題解決のアプローチを議論する!

何に帰属する問題かが明らかになったならば次にみんなで議論しながらその問題を「抽象
化」してみるとよい。

「人事労務の問題」なら「適材適所でない」、「人間関係の問題」なら「上司との人間関
係」あるいは「同僚との人間関係」ではないのかと想像してみる。「処遇に関する問題」
なら「評価・査定の問題」、「昇進・昇格の問題」ではないのかと連想してみるわけだ。

一通り問題の「抽象化」ができたならばみんなで議論しながらそれぞれの「抽象化」に対
して「アプローチ法」を設定する。

「適材適所でない」と言う問題に対してなら「本人と面談をしながら本人の強みと弱みを
一緒に分析する」を「アプローチ」に掲げるのもよい。「人間関係の問題」に対してなら
「進んでみんなとコミュニケーションを図る」や「みんなが楽しく参加できるイベントを
企画する」などが「アプローチ」項目になると思われる。



【3】具体策の設定

いよいよ具体策の設定となる。「本人と面談をしながら本人の強みと弱みを一緒に分析す
る」と言う「アプローチ」に対しては「本人の強みを生かせる仕事に就けるように人事に
働きかける」や「弱みを克服できるように上司が支援する」と言うのはどうだろうか。

「進んでコミュニケーションを図る」と言う「アプローチ」に対しては「職場の明るい挨
拶運動を展開する」や単なる飲み会ではなく「ボーリング大会」や「日帰りバス旅行会を
企画して飲めない人も楽しく参加できるイベントを企画する」と言うのはどうだろうか。



【4】今日のポイント

(1)ブレーンストーミング法を活用してみんなで職場の問題を抽出し、何に帰属する問
   題かを線で結んで関連付けること。

(2)帰属する問題が明らかになったなら内容をイメージしながら抽象化すること。

(3)抽象化した内容に対するアプローチ法をみんなで議論しながら書き込んでいくこと。

(4)書き込まれたアプローチ法に対して具体的かつ実現性のある対策を策定すること。



【5】編集後記

今回は混沌とした問題の整理法について述べた。職場の中には大、中、小、さまざまな問
題がたくさんある。つまり混沌としているわけだ。それを整理して1ペーパーに纏めるこ
とによって問題と対策までのイメージが共有できるようになるわけだ。

会社の中には「問題だ、問題だ」と騒ぐ人間は山ほどいるが対策を講じる人間は少ない。
騒ぐ人は極少数でいい。みんなが問題解決力を付けることが大事なのだ。


次回は、「大きな問題解決への対処法!」を解説します。


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