兵法に学ぶ!「企業システム戦略家」養成講座

【業務手順が口伝でおしまいな訳】兵法に学ぶ!「企業システム戦略家」養成講座(Vol.679)


カテゴリー: 2017年05月22日
兵┃法┃に┃学┃ぶ┃!┃(創刊 2003年12月15日)
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『┃企┃業┃シ┃ス┃テ┃ム┃戦┃略┃家┃』┃養┃成┃講┃座┃
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【Vol.679】2017/5/22

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 ☆おはようございま~す!♪~♪~♪~
 企業システム戦略研究会 青島です。

 過ごしやすい気候ですね。

 朝晩の涼しい時間帯に
 公園の新緑の中を歩くと

 心身ともにリフレッシュされます。


 沖縄は梅雨入りだそうです。




 【業務手順が口伝でおしまいな訳】


 初めての仕事に取り組む時、
 手順書や要領がなければ

 どうしますか?


 大抵の場合、先輩や経験者に聞くでしょう。


 そして、親切に口伝で教えてくれます。

 貴重な時間を割いて教えてもらうのだから
 一生懸命、メモを取りますね。

 ここで”手順書はない”ですか?
 など口にするのは厳禁です。
 
 メモを面倒がっているなど思われては、
 教えてもらえなくなります。

 さて、メモを頼りに仕事に取り掛かります。


 いざ、仕事を始めてみると
 メモとおりにできないこともあります。


 口伝は経験や記憶に頼った伝達手段です。

 先輩の記憶違いや忘れなどもあるでしょう。

 状況や環境が変わっていることもあるでしょう。

 聞き間違いやメモ間違いもあるでしょう。


 そのようなときも都度、聞いてメモを取ります。

 ええ、バラバラにあちらこちらに。


 でも、メモは本人が分かればよいですし、
 短期記憶の補助記憶装置なので



 ちゃんと整理されていなくてもよいのです。



 そうして最初の仕事をやり遂げるころには
 業務手順をしっかりとマスターできます。


 そうなれば、もうメモはお役御免です。


 そして、次は彼らが教える側になります。

 新人に教えるのは、やはり口伝です。


 こうして脈々と口伝による伝承が
 繰り返されていくのです。


 このサイクルの中では、基本的に


 手順書や要領を資料化する動機がありません。


 なぜなら、口伝で情報伝達が完了し、
 仕事のやり方をマスターすれば、


 自分にとって、
 
 手順書や要領は必要ないからです。


 多くの場合、自分にとって必要のないことに
 時間を割くのは、損失に思えます。

 それゆえ、口伝サイクルは継続します。



 では、どのような時に資料化の動機が
 生まれるのでしょうか。

 そして、口伝サイクルを断ち切ることが
 できるのでしょうか。



 それは、次の口伝サイクルでは、
 曖昧な経験と記憶に頼った口伝ではなく、

 資料で説明しよう! とか、

 口伝しなくても資料を読めば、
 未経験者がスムーズに仕事を始められるようにしよう! 

 とかの「気付き」でしょう。

 つまり、自分のためではなく、次の世代のために
 貴重な自分の時間を使って資料化しよう!

 という「他利」の精神が必要です。

 この「他利」の精神は、

 資料化により得られる知識や経験の整理など

 「自利」に対する理解も必要です。

 単に他利のために自分の時間を削るのでは
 ありませんということです。


 同義に「情けは人のためならず」があります。







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