マネジメントのマメ知識~ISOを活用しよう

【ISOメルマガ】内部監査 監査者と被監査者の立場を理解する


カテゴリー: 2017年02月23日
Subject:【ISOメルマガ】


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              2017.2.23 発行
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~~~~~~~~~~~  今回のテーマ  ~~~~~~~~~~~
●内部監査 監査者と被監査者の立場を理解する
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こんにちは。発行人の三村です。

今回は、ISOの要といえる『内部監査』を取り上げます。
内部監査については、弊社サイトでもチェックリストの作り方などを
掲載していますが、『何をチェックするか』ではなく『どうチェックするか』を
理解することで、ISOに取り組む意味も分かってくると思います。

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■内部監査 監査者と被監査者の立場を理解する

●ISOにおける3つの評価

ISOでは、業務や組織そのものをきちんと『評価』することで改善に
つなげていきますが、評価には3つの手段があります。

・9.1 監視、測定、分析、評価
・9.2 内部監査
・9.3 マネジメントレビュー

まず「9.1」では、日々の日報の積み重ねの中で定期的にデータを把握して
問題があるかどうか、課題はどこにあるかを見つけていきます。
いわゆる「通常業務」を通じて日常的に監視している項目であり、
うまく運用できているかどうかを『自己評価』するという意味合いです。

しかし、通常業務の一環で評価を行うと、どうしても目の前の仕事に追われ、
評価に甘えが出たり、業務に追われてデータをうまく活用できず、
見逃すことがあります。

このため、「9.2 内部監査」において、業務を離れた状態で、普段隠れがちな問題を
見つけ、改善に直結させる取り組みを行います。
すなわち、通常業務に普段関わっていないメンバー(他部署の方)に、
資料をチェックしてもらうことで、見落としがちな課題を見つけていく
『他者評価』です。

そして、「9.3」において、上司による総合的な評価を行います(『上司評価』)。

それでは『他者評価』をうまく行うには、どうすればよいのでしょうか。


●ダメなものはダメだと言おう


内部監査では、例えば開発部が営業部を監査する、店舗運営部門が本社を監査するなど、
他部署が監査を行います。

しかし、被監査側からは「現場ができないのに監査できるのか」という反発が
見られることもあります。

他部署の監査者は、現場の状況については、もちろん詳しくありません。
しかし、『会社のルール通りできているかどうか』については判断できます。
どんな事情があろうと、ルールに反していることに対しては、毅然とした態度で
『不適合です』と伝えなくてはなりません。

例えば、
「現場に持ち込む資材は2日分までと決まっているが、多めに現場に持ち込まれていた」
といった状況を、内部監査の際に発見したとします。
これは、もちろん『不適合』なのですが、自部門側からすると、それなりの
『理由』があることがあります。

『今日は通常より多く生産するため、たまたま多く置いていた』
『生産や効率を重視した結果だから仕方がない』

これは、立派な理由です…のわけがありません。
ルール違反はあくまで不適合です。
分かっていはいるが、見逃しがちなことをダメだとはっきり言うのが内部監査です。

自部署の常識は他部署の非常識です。
『現場のことを知らない人間が監査する』のは、内部監査の大きな利点です。
自部門で監査すると、現場の苦労がわかっているため、多少のルール違反は仕方ないと
見逃してしまうことがあります。

しかし、不適合は不適合として指摘しないと改善されません。
不適合を指摘された監査者は、まずはダメなルールはダメだと認めましょう。
ルール通りできないとすれば、ルールを変えるか、他の方法を考えるべきです。


●積極的な「不適合」を

監査員と被監査者が、まるで敵と味方のような立場に立ち、会社内がぎくしゃく
してしまうといったケースも稀に見られますが、それは内部監査に対する
認識が間違っているためです。
また、監査者が被監査者よりも立場が上だと認識する必要もありません。

『監査』とか『不適合』とかいう言葉にマイナスイメージがあるのかもしれませんが、
それなら言葉を変えて『発見』にしてみましょう。

内部監査では、なるべく不適合を出さないようにするのではなく、
不適合(という名の発見)を出し、共有していくことが大切です。
何も発見できないのは、そもそも監査のやり方がおかしいといえます。

内部監査が真の意味で『要』といえるように、これらのことをぜひ留意して
監査を行ってみてください。


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■セミナーのご案内

『ISO 9001:2015 規格解説セミナー in 東京』

◆開催日 2017年3月9日(木) 9:30~16:30
◆場 所 東京都千代田区神田須田町(JR秋葉原駅近く)
◆講 師 三村 聡

http://www.aims.co.jp/consult/seminar_9001-2015.htm


『内部監査技法セミナー in 東京』

◆開催日 2017年3月10日(金) 9:30~16:30(開場 9:10)
◆場 所 東京都千代田区神田須田町(JR秋葉原駅近く)
◆講 師 三村 聡

http://www.aims.co.jp/consult/seminar_naibukansa.htm


『内部監査技法セミナー in 福岡』

◆開催日 2017年4月21日(金) 9:30~16:30(開場 9:10)
◆場 所 福岡市博多区(博多駅近く) 
◆講 師 岡崎 誠

http://www.aims.co.jp/consult/seminar_naibukansa.htm


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◎ひとこと

歌舞伎に詳しいわけではないのですが、福岡に『博多座』という
素晴らしい劇場があることから、時々歌舞伎を見に行っています。
先日は、『雪之丞変化』という演目を観劇し、市川猿之助らの華やかで、
そして小ネタも散りばめられた舞台を、存分に楽しんできました。

ところで、弊社の「内部監査技法セミナー」はロールプレイ方式ですので
私たち「被監査者役」の演技力も問われるところです。
果たして観劇で鍛えられた演技力は、発揮できるでしょうか…?

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